Техническое задание на кейтеринг для тендера: структура и готовый шаблон

# Техническое задание на кейтеринг для тендера: структура и готовый шаблон

TL;DR. Без ТЗ каждый поставщик предлагает своё видение: один шведский стол, другой официантов, третий коробки с едой — цены несопоставимы, выбрать невозможно. Шаблон ниже даёт единую базу для сравнения заявок и юридическую защиту при нарушении условий.

Зачем нужно ТЗ, если можно просто запросить КП

Представьте: вы рассылаете запрос на кейтеринг для корпоратива на 80 человек. Приходят 4 ответа. Первый: шведский стол за 2 800 руб./чел. Второй: обслуживание официантами за 3 400 руб./чел. Третий: фуршет с доставкой без персонала за 1 900 руб./чел. Четвёртый: банкет с арендой посуды за 4 200 руб./чел.

Что вы сравниваете? Ничего. Это 4 разных продукта с разным составом, сроками и рисками.

КП без ТЗ приглашает каждого поставщика придумать собственный формат под ваш бюджет. В итоге вы получите 4 несопоставимые цифры, потратите день на уточнения и всё равно не будете уверены, что сравниваете одинаковое.

ТЗ решает 2 задачи.

Первая: все поставщики отвечают на один и тот же вопрос. Фуршет, 80 гостей, 3 часа, меню из 12 позиций, 2 официанта, температурный режим. Вы сравниваете одно с одним.

Вторая: ТЗ становится приложением к договору. Если поставщик нарушил требование из ТЗ, он нарушил договор. Это основание для штрафа, удержания аванса или расторжения. Без ТЗ доказать нарушение значительно сложнее.

Для закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ ТЗ обязательно в составе тендерной документации. Для коммерческих тендеров и крупных корпоративных закупок его наличие говорит о зрелом процессе и серьёзном заказчике.

Структура ТЗ: 8 обязательных разделов

Грамотное ТЗ на кейтеринг состоит из следующих разделов:

1. Общие сведения о мероприятии
2. Требования к меню и диетические ограничения
3. Требования к персоналу
4. Логистика: доставка, сетап, демонтаж
5. Санитарные требования и документы
6. SLA и штрафные санкции
7. Условия отмены и форс-мажор
8. Критерии оценки заявок

Разделы 1–6 заполняет закупщик до рассылки. Разделы 7–8 согласуются с юристом. Поставщик отвечает на вопросы раздела 8 в своей заявке.

Раздел 1. Общие сведения о мероприятии

Что включить:

• Тип мероприятия (фуршет, банкет, кофе-брейк, корпоратив)
• Дата и время начала обслуживания
• Адрес площадки
• Точное число гостей и допустимое отклонение
• Продолжительность обслуживания
• Наличие кухни или подсобных помещений на площадке

Пример формулировки:

``<br />Тип мероприятия: корпоративный фуршет<br />Дата: [ДД.ММ.ГГГГ], время начала обслуживания: 13:00<br />Место проведения: г. Москва, [адрес площадки]<br />Число гостей: 80 ± 10 (уточняется за 48 часов до мероприятия)<br />Продолжительность обслуживания: 3 часа<br />Наличие кухни на площадке: нет / да (указать: плита, холодильник, розетки 220В)<br />``

Поле «число гостей ± N» критично: оно фиксирует диапазон, при котором цена не пересматривается. Без него поставщик вправе перевыставить счёт при любом отклонении от первоначальной цифры.

Раздел 2. Требования к меню и диетические ограничения

Что включить:

• Формат подачи (шведский стол, фуршет, порционная подача, расстановка на столы)
• Соотношение холодных и горячих блюд (в %)
• Перечень обязательных позиций или категорий
• Диетические ограничения и список гостей с особыми требованиями
• Требование маркировки аллергенов
• Требования к напиткам (алкоголь / безалкогольное / ассортимент)

Пример формулировки:

``<br />Вид меню: фуршет. Тип блюд: холодные закуски — 60%, горячие — 40%.<br />Обязательные позиции: [список из ТЗ организатора].<br />Диетические ограничения: без свинины, без глютена<br />(для 5 гостей — поимённый список прилагается как Приложение 2).<br />Аллергены: обязательно указать в меню согласно ТР ТС 022/2011.<br />Напитки: безалкогольные, ассортимент не менее 3 позиций (вода, сок, лимонад).<br />``

Отдельный список гостей с ограничениями (Приложение 2) закрывает ситуацию, когда поставщик утверждает, что «не знал». После подписи документа знал.

Раздел 3. Требования к персоналу

Что включить:

• Число официантов и их соотношение к гостям
• Требования к форме (цвет, фасон или стандарт «смокинг»)
• Языковые требования (если есть иностранные гости)
• Наличие старшего официанта / менеджера смены
• Требование прибыть на инструктаж к организатору

Пример формулировки:

``<br />Число обслуживающего персонала: 2 официанта на 40 гостей (итого не менее 2 человек).<br />Форма: чёрный верх, чёрный низ, белый фартук. Собственная форма поставщика — по согласованию.<br />Старший официант (менеджер смены): обязателен, один на мероприятие.<br />Прибытие на площадку: не позднее чем за 1,5 часа до начала обслуживания.<br />Медицинские книжки: при себе, готовы к проверке по требованию заказчика.<br />``

Норматив «1 официант на 20 гостей» на фуршете — стандарт московского рынка. Для сидячего банкета с подачей блюд принято 1 на 8–10 гостей.

Раздел 4. Логистика: доставка, сетап, демонтаж

Что включить:

• Время прибытия транспорта на площадку
• Требования к транспортировке (термоконтейнеры, маркировка)
• Ответственный за оборудование (посуда, мебель, линии раздачи)
• Время начала и окончания сетапа
• Время и условия демонтажа (до какого часа убрать и кто отвечает)

Пример формулировки:

``<br />Прибытие на площадку: [ДД.ММ.ГГГГ] не позднее 11:30.<br />Сетап завершить до 12:50.<br />Оборудование: стол для фуршетной линии — у заказчика.<br />Посуда, приборы, салфетки, подносы — у поставщика.<br />Демонтаж: начать не ранее 16:30, завершить до 17:30.<br />Мусор вывезти или упаковать в мешки, предоставленные поставщиком.<br />``

Отдельно пропишите: кто несёт ответственность за повреждение имущества площадки в ходе сетапа или демонтажа. По умолчанию — поставщик, но без явного указания в ТЗ спор затянется.

Раздел 5. Санитарные требования и документы

Этот раздел не формальность. Нарушение санитарных норм при корпоративном питании грозит заказчику административной ответственностью совместно с поставщиком, если контроль не был прописан в договоре.

Что включить:

• Документация ХАССП (ТР ТС 021/2011, обязательна с 2021 года для производств пищевых продуктов)
• Санитарно-эпидемиологическое заключение на производство
• Медицинские книжки всего персонала (Приказ Минздрава №29н от 28.01.2021)
• Температурный режим при подаче: горячие блюда ≥65°C, холодные ≤4°C (СанПиН 2.3/2.4.3590-20)
• Транспортировка в термоконтейнерах с маркировкой
• Маркированный автотранспорт для перевозки пищевой продукции

Пример формулировки:

```
Поставщик обязан предоставить до подписания договора:
— свидетельство о разработке системы ХАССП (ТР ТС 021/2011);
— санитарно-эпидемиологическое заключение на производство;
— копии медицинских книжек персонала (Приказ Минздрава №29н от 28.01.2021).

При доставке:
— горячие блюда: температура не ниже 65°C при передаче заказчику;
— холодные блюда: температура не выше 4°C при передаче заказчику.
Измерение — термометром заказчика в присутствии представителя поставщика.
```

Требование предоставить документы до подписания, а не в день мероприятия, отсекает поставщиков без нужной документации уже на этапе квалификационного отбора.

Раздел 6. SLA и штрафные санкции

Без конкретных метрик SLA этот раздел бесполезен. «Качественное обслуживание» не SLA. «Горячие блюда ≥65°C, штраф 15% за нарушение» — SLA.

Метрики и штрафы:

• Время прибытия: не позднее чем за 1,5 часа до начала обслуживания
• Штраф за опоздание: 1% от суммы договора за каждые начатые 30 минут просрочки
• Температура горячих блюд при подаче: ≥65°C, проверяется термометром заказчика
• Восполнение буфетной линии: не позднее 10 минут после опустения позиции
• Штраф за несоответствие состава меню: 15% от стоимости позиции за каждое несоответствие
• Несоответствие числа персонала ТЗ: штраф 500 руб./час за каждого недостающего сотрудника

Пример формулировки:

```
6.1. Поставщик обязан прибыть на площадку не позднее 1,5 часа до начала обслуживания.
За каждые начатые 30 минут опоздания — штраф 1% от суммы договора.

6.2. Температура горячих блюд при передаче заказчику: не ниже 65°C.
Нарушение фиксируется термометром заказчика, акт подписывается на месте.
Штраф: 15% от стоимости несоответствующей позиции.

6.3. Восполнение буфетных позиций: не позднее 10 минут после фактического опустения.
Штраф за нарушение: 200 руб. за каждый факт нарушения.

6.4. Число персонала: не менее указанного в Разделе 3 ТЗ.
Штраф за каждого недостающего сотрудника: 500 руб./час.
```

Штрафные санкции в ТЗ не означают обязательного их применения. На практике закупщики используют их как инструмент переговоров при претензиях, а не автоматически взыскивают. Но наличие прописанных санкций переводит разговор из «кто прав» в «каков документ».

Раздел 7. Условия отмены и форс-мажор

Пример формулировки:

```
7.1. Порядок отмены мероприятия заказчиком:

За 30 и более календарных дней: удержание 10% аванса.
За 14–29 календарных дней: удержание 25% аванса.
За 7–13 календарных дней: удержание 50% аванса.
За 3–6 календарных дней: удержание 75% аванса.
Менее чем за 3 календарных дня: удержание 100% аванса.

7.2. Перенос мероприятия (не отмена): по соглашению сторон без штрафа,
если уведомление получено за 14 и более дней.

7.3. Форс-мажор: стороны освобождаются от ответственности при наступлении
обстоятельств непреодолимой силы (ст. 401 ГК РФ). Сторона обязана уведомить
другую в течение 24 часов с момента наступления.
```

Шкала удержания симметрична логике поставщика: чем ближе дата, тем выше его реальные затраты на закупку продуктов и аренду транспорта. За 30 дней он легко перепродаёт дату. За 2 дня — нет.

Раздел 8. Критерии оценки заявок

Как считать баллы по цене: самая низкая цена получает 10 баллов, остальные — пропорционально. Формула: (Цена_мин / Цена_участника) × 10.

Как считать баллы по опыту: проверяйте не просто «список клиентов», а подтверждённое число мероприятий. Просите акты выполненных работ или рекомендательные письма с датами и числом гостей. Устная ссылка на «100 мероприятий в год» без документов не считается.

По меню: при достаточном бюджете организуйте дегустацию для топ-3 финалистов. Без дегустации запрашивайте фото реальных блюд (не рендеры) и контакты заказчиков с аналогичными мероприятиями для прозвона.

По референсам: просите 2–3 контакта корпоративных заказчиков с мероприятиями за последние 12 месяцев. Прозванивайте лично. Один реальный отзыв ценнее 5 написанных писем.

Чек-лист: ТЗ готово к отправке?

Перед рассылкой ТЗ поставщикам пройдитесь по списку. Незакрытый пункт на этом этапе превращается в спор после мероприятия.

Раздел 1:
- [ ] Указан точный адрес площадки (не только город)
- [ ] Число гостей с допустимым отклонением ± N
- [ ] Время начала обслуживания, а не время начала мероприятия (это разные цифры)
- [ ] Наличие или отсутствие кухни на площадке

Раздел 2:
- [ ] Прописан формат подачи (фуршет / банкет / шведский стол)
- [ ] Указано соотношение холодных и горячих блюд
- [ ] Список гостей с диетическими ограничениями прилагается отдельно
- [ ] Требование маркировки аллергенов по ТР ТС 022/2011

Разделы 3–4:
- [ ] Число персонала с соотношением к числу гостей
- [ ] Время прибытия на площадку и время сетапа
- [ ] Ответственный за оборудование (кто привозит посуду)
- [ ] Условия демонтажа: время и ответственность

Раздел 5:
- [ ] Требование предоставить ХАССП до подписания договора
- [ ] Температурный режим зафиксирован (≥65°C / ≤4°C)
- [ ] Медкнижки персонала — требование прописано

Разделы 6–7:
- [ ] Штраф за опоздание: конкретный % или рублёвая сумма
- [ ] Штраф за несоответствие меню: конкретный % от позиции
- [ ] Шкала удержания при отмене прописана по дням
- [ ] Форс-мажор со ссылкой на ст. 401 ГК РФ

Раздел 8:
- [ ] Веса критериев в сумме дают 100%
- [ ] Формула расчёта баллов по цене прописана явно
- [ ] Указано, как подтверждается опыт (акты / рекомендательные письма)

Если все пункты закрыты, ТЗ готово к рассылке.

Частые вопросы

Нужно ли ТЗ при разовом корпоративе или только для тендера?

Для конкурсной процедуры ТЗ обязательно. Для разового корпоратива — не обязательно, но полезно. Даже короткое ТЗ на 1 страницу (раздел 1 + раздел 2 + ключевые пункты SLA) снимает 80% споров с поставщиком. Минимум: зафиксируйте состав меню, число персонала и температурный режим письменно. Переписка по email с явным согласованием параметров тоже работает как документ.

Можно ли использовать это ТЗ для закупки по 44-ФЗ?

За основу — да, но с обязательной доработкой. По 44-ФЗ ТЗ входит в документацию об аукционе или конкурсе и должно соответствовать статьям 33 и 34 закона. Нельзя указывать конкретные торговые марки без оговорки «или эквивалент». Описание объекта закупки ведётся через функциональные и качественные характеристики, без ссылок на конкретного поставщика. Итоговый текст согласуйте с контрактным управляющим до публикации.

Что делать, если кейтеринговая компания отказывается подписывать ТЗ как приложение к договору?

Это прямой сигнал: поставщик не готов брать на себя ответственность за конкретные параметры. Два пути. Первый: зафиксировать ключевые требования непосредственно в тексте договора — в разделах «Предмет договора» и «Ответственность сторон». Второй: выбрать другого поставщика. Отказ от ТЗ как приложения при наличии конкурентов на рынке не норма.

Как учесть в ТЗ мероприятие с несколькими зонами кейтеринга?

Разбейте Раздел 1 по зонам. Для каждой зоны отдельная строка с числом гостей, типом обслуживания и хронологией. Пример:

``<br />Зона 1 — конференц-зал: кофе-брейк, 120 гостей, 10:30–11:00.<br />Зона 2 — банкетный зал: фуршет, 80 гостей, 13:00–16:00.<br />Зона 3 — лаундж: барная стойка, весь день, 09:00–18:00.<br />``

Отдельно укажите: один поставщик закрывает все зоны или допускается разделение? Если один, пропишите минимальное число персонала с разбивкой по зонам и ответственного координатора от поставщика, который перемещается между зонами.

*Шаблон подготовлен для закупщиков, организующих корпоративный кейтеринг в Москве. Юридические формулировки согласуйте с контрактным управляющим или юристом перед подписанием.*