Как мы работаем
От заявки до уборки площадки — семь этапов, и у каждого есть срок
Здесь собрано то, что обычно выясняется уже по ходу заказа: сколько ждать ответа, что присылаем и когда, что нужно от вас, какие документы получает бухгалтерия и как идёт оплата. Сроки и суммы взяты из нашего договора, приложения SLA и публичной оферты, а не из рекламных формулировок.
Семь этапов по порядку
Порядок один для кофе-брейка и гала-ужина. Меняется не последовательность, а то, сколько времени уходит на каждый этап.
- 01
Заявка и бриф
ответ за 2 часа
Заявку принимаем по телефону, на почту, в Telegram-боте и через форму. Менеджер отвечает в течение двух часов с 9:00 до 19:00, в любой день недели; вечером и в выходные — до 11:00 следующего дня. Бот принимает заявки круглосуточно, ответ приходит утром.
На первом звонке менеджер спрашивает то, что всё равно придётся назвать: число гостей (подойдёт вилка, например 80–100), формат, дату, площадку, юрлицо вы или частный заказчик и какой у вас ориентир по бюджету. Если зал ещё не выбран, начните с подбора площадки: сначала выясняется, пускает ли он стороннего кейтеринга.
- 02
Коммерческое предложение и меню
КП за 4 рабочих часа
В течение четырёх рабочих часов приходит не одна цифра, а три варианта меню под один бюджет и смета по позициям. Порядок суммы можно прикинуть заранее: ставки по форматам лежат на странице цен, расчёт на ваше число гостей делает калькулятор, а количество еды, напитков и официантов считает планировщик. Какие нормы в нём заложены и откуда они, написано в методике.
Диеты — vegan, халяль, кошер, без глютена — называйте сразу: резерв под них закладывается в смету, а не досчитывается на площадке. Готовые позиции можно посмотреть в меню.
-
Иллюстрация. Линия кофе-брейка. - 03
Дегустация и проверка площадки
до подписания договора
Корпоративным заказчикам дегустацию проводим до подписания, чтобы спор о вкусе закончился до события, а не после. Условия — бесплатная она для вашего заказа или нет — записываем в КП.
Параллельно проверяем площадку: мощность электросети, воду, путь заезда, лифт или пандус, пропускной режим. Здесь обычно выясняется, нужна ли мобильная кухня: если на объекте нет ни воды, ни трёхфазного питания 380 В, смета меняется. Расстояние до вашего города в Подмосковье видно на карте выезда.
- 04
Договор и предоплата
NDA-договор за 24 часа после запроса
В договоре фиксируем меню, число гостей, тайминг, состав команды и цену. К нему прилагается SLA — обязательства, выраженные числом: прибытие за 90 минут, температура блюд, отклик на инцидент, срок закрывающих документов. Полный перечень — на странице гарантий и SLA.
Для юрлиц стандартная схема такая: 50% по счёту до события и 50% в течение 15 рабочих дней после. Документы идут через ЭДО (Диадок или Контур), бумажные оригиналы — по запросу. Если нужен NDA, договор готовим в течение суток после запроса. Как проверить любой договор на кейтеринг, разобрано в чек-листе из 18 пунктов.
- 05
Подготовка к событию
гостей можно менять в пределах ±10%
Вы подтверждаете итоговое число гостей и список ограничений по питанию: на небольшой группе — по каждому человеку. Отклонение до 10% от согласованного числа договор не пересматривает, большее оформляется дополнительным соглашением. Мы согласуем поминутный график подачи, закупаем продукты и выстраиваем логистику.
Если в программе алкоголь, у него отдельные правила. Продавать его на выезде может только организация с лицензией на розничную продажу при оказании услуг общепита, и она не позднее чем за 36 часов до начала подаёт в лицензирующий орган электронное уведомление. Ему нужны наименование и ИНН заказчика, дата, время и адрес, поэтому реквизиты и точное место лучше передать заранее. Постановление, на котором держится этот порядок, действует по 31 декабря 2026 года. Остальные согласования (музыка, пожарная безопасность, шум, пропуска) собраны в паспорте мероприятия.
-
Иллюстрация. Подготовка канапе на кухне. - 06
День события
бригада за 90 минут до старта
Бригада приезжает не позже чем за 90 минут до начала: ставит оборудование, сервирует, проверяет температуру. Горячее подаётся не холоднее +65 °C, холодное — при +2…+4 °C; температуру меряют термометром при погрузке и на месте. На банкете работает один официант на 8–12 гостей, на фуршете норма мягче, тайминг ведёт координатор.
В день события менеджер на связи, его телефон указан в договоре. На инцидент он реагирует в течение 15 минут, а подкрепление, если оно нужно, приезжает в течение 60.
- 07
Уборка и закрывающие документы
документы за 3 рабочих дня
После события бригада убирает площадку: уборка входит в услугу, если в договоре не сказано иначе. В течение трёх рабочих дней вы получаете УПД, счёт-фактуру и акт оказанных услуг — напоминать не нужно. Остаток по счёту юрлица оплачивают в течение 15 рабочих дней после события.
Кто что делает на каждом этапе
Те же семь этапов в одной таблице: если нужно переслать коллеге или сверить со своим планом.
| Этап | Срок | Делаем мы | Нужно от вас |
|---|---|---|---|
| 1. Заявка | ответ за 2 часа с 9:00 до 19:00, вечером и в выходные — до 11:00 следующего дня | принимаем заявку, уточняем бриф по телефону | число гостей, формат, дата, площадка, бюджетная вилка |
| 2. КП и меню | 4 рабочих часа | три варианта меню, смета по позициям | выбрать вариант, назвать диеты |
| 3. Дегустация и площадка | до подписания договора | дегустация, проверка электросети, воды, заезда и пропускного режима | контакт на площадке, допуск для бригады |
| 4. Договор | NDA-договор — сутки после запроса | договор с SLA, счёт на 50% | реквизиты, подпись, предоплата |
| 5. Подготовка | гостей ±10% без пересмотра договора | график подачи, закупка, логистика | итоговое число гостей, список ограничений по питанию; для алкоголя — наименование и ИНН заказчика |
| 6. День события | бригада за 90 минут до старта | сервис, контроль температуры, координатор на связи | ответственный на площадке, который встретит бригаду |
| 7. Уборка и документы | документы за 3 рабочих дня, остаток — в течение 15 рабочих дней | уборка, УПД, счёт-фактура, акт | принять документы, оплатить остаток |
Что подготовить вам
Два списка: что назвать в заявке и что понадобится к договору. Не всё нужно знать сразу — недостающее менеджер уточнит на звонке.
К заявке
- Число гостей: точное или вилка.
- Формат: кофе-брейк, фуршет, банкет, гала-ужин или другой.
- Дата и время, хотя бы примерные.
- Площадка: адрес или тип (офис, ресторан, открытая территория). Не выбрана — так и напишите.
- Кто заказчик: юрлицо или частное лицо, разовое событие или серия.
- Ориентир по бюджету на гостя или на событие.
К договору и событию
- Реквизиты компании и подписант.
- Ограничения по питанию гостей: аллергены, vegan, халяль, кошер, без глютена.
- Контакт арендатора или службы эксплуатации площадки и порядок заезда: пропуска, время разгрузки, лифт.
- Ответственный на площадке, который встретит бригаду.
- Если подаётся алкоголь: наименование и ИНН заказчика, точные дата, время и адрес.
- Итоговое число гостей — после согласования допустимо отклонение до 10%.
Прикинуть объёмы до заявки можно в планировщике: он выдаёт список позиций, который можно скопировать в техническое задание. Для проверки чужого договора пригодится чек-лист договора для B2B.
Документы и оплата
Для бухгалтерии всё сводится к шести вещам: на каком основании работаем, по какому счёту платим, какие закрывающие приходят и когда, как считается налог.
- Договор
- Работаем по публичной оферте или по индивидуальному договору, к которому прилагается SLA. Юротдел может прислать замечания к шаблону — формулировки пересматриваем до подписания.
- Счёт
- Срок оплаты предоплатной части для юрлица — 5–7 рабочих дней с момента выставления счёта.
- УПД, счёт-фактура, акт
- В течение трёх рабочих дней после события, без напоминаний. Через ЭДО Диадок или Контур; бумажные оригиналы — по запросу.
- НДС
- С 1 января 2026 года основная ставка НДС — 22% (п. 3 ст. 164 НК РФ). По ставке 20% считаются только услуги, отгруженные до этой даты. Как это отражается на смете и вычете, написано в статье про НДС на кейтеринг; конкретику по вашей компании решает ваш бухгалтер.
- Реквизиты и санитарные документы
- До подписания договора, вместе с КП, высылаем по запросу карточку организации с реквизитами, санитарные документы на производство и персонал и кейсы. Другие документы, которые нужны вашей закупке, — тоже по запросу; об аккредитации у корпоративных заказчиков — на странице аккредитации.
- NDA
- Если нужен режим конфиденциальности, договор с NDA готовим в течение 24 часов после запроса.
Схема оплаты и отмены по оферте
| Ситуация | Как устроено |
|---|---|
| Юрлицо, стандартная схема | 50% предоплата по счёту до события, 50% в течение 15 рабочих дней после |
| Частное лицо | 100% предоплата за 3–5 рабочих дней до события |
| Отмена за 7 и более рабочих дней | возврат 80% предоплаты |
| Отмена за 3–7 дней | возврат 50% предоплаты |
| Отмена менее чем за 3 дня | предоплата остаётся у исполнителя: продукты закуплены, бригада зарезервирована |
Это условия публичной оферты; в индивидуальном договоре они могут быть другими, и тогда действует договор.
Как рано заказывать
Единого срока на все форматы нет: он зависит от меню, числа гостей и загрузки бригад на вашу дату.
- Срочный заказ
- От 24 часов, от 50 гостей, на базовом меню, с наценкой 15% за срочность. Условия — на странице срочного кейтеринга.
- Расширенное меню и меню от шефа
- От пяти рабочих дней.
- Обычный заказ
- Штатно бронируют за две–четыре недели до даты. Дата закрепляется только договором: калькулятор считает мгновенно, но ничего не бронирует.
- Декабрь
- Пиковый месяц: свободных бригад меньше, чем заявок, и даты в нём бронируют с сентября. Подробнее — на странице новогоднего корпоратива.
Что посчитать и проверить до заявки
- Планировщиксколько канапе, килограммов, напитков и официантов нужно на ваш формат и число гостей.
- Калькулятор стоимостипорядок суммы по формату, гостям и опциям.
- Ценыставки по всем форматам на одной странице.
- Менюпозиции по категориям, включая диетические.
- Карта выезда30 городов Подмосковья и расстояние до каждого от нашего адреса.
- Паспорт мероприятиячто согласовать с площадкой, лицензирующим органом и службами, и по каким нормам.
- Методикаоткуда взяты нормы планировщика и как считается индекс цен.
- Все инструментыостальные расчёты и справочники в одном разделе.
Смотрите также
- Что такое кейтеринг
Полный цикл на чужой территории: от согласования формата до закрывающих документов.
Обратная связь
Готовы обсудить ваше событие?
Event-менеджер свяжется в течение 2 часов (Пн–Вс 9:00–19:00). Вечером и в выходные — ответим до 11:00 следующего дня.