Услуга
Помогаем выбрать зал под формат, число гостей и бюджет глазами подрядчика, который будет там работать. Проверяем, пускает ли площадка сторонний кейтеринг, что у неё с электричеством, выгрузкой и технической зоной, и во сколько обойдётся вечер целиком. Залы в аренду мы не сдаём: договор вы подписываете с площадкой напрямую.
Такое разделение экономит вам недели. Обычная схема поиска выглядит так: заказчик объезжает пять залов, влюбляется в шестой, а на финальном созвоне выясняется, что со своим кейтерингом туда нельзя. Мы задаём этот вопрос первым, до просмотров.
Главный фильтр
Про залы принято думать в категориях «красиво / некрасиво» и «дорого / дёшево». Для мероприятия с выездной кухней первым делом решается другое: пустят ли туда вообще. Площадки делятся на три группы, и от группы зависит и бюджет, и список того, что придётся согласовывать.
Режим 1
У площадки своя кухня, и еда входит в её выручку. Обсуждать нечего: либо вы едите то, что готовят там, либо ищете другой зал. Такие площадки мы отсеиваем на первом же звонке, чтобы вы не потратили две недели на согласование зала, в который мы физически не зайдём.
Режим 2
Самый частый случай. Площадка пускает подрядчика, но просит санитарные документы на производство и персонал, страховку, иногда берёт сбор за вход со своим кейтерингом. Здесь важно узнать сумму сбора до подписания: она умеет превращать выгодную аренду в невыгодную.
Режим 3
Лофты, музейные пространства, ангары, веранды, арендованные особняки. Кейтеринг тут не опция, а обязательное условие мероприятия. Зато никаких споров о том, кто кормит гостей: мы приходим со своим цехом, своей сервировкой и своей командой.
Отдельная категория: площадки, где кухня формально есть, но используется как техническая подсобка: мы заходим со своей шеф-командой, своей подачей и своим вином. Так чаще всего работают банкетные рестораны, когда компания хочет закрытое событие с авторским меню. Форматы описаны на страницах банкета и гала-ужина.
Техническая проверка
Менеджер площадки редко сам рассказывает про мощность и высоту порога у служебного входа. Спрашивать надо прицельно — вот наш список.
Сколько киловатт можно взять и где розетки. Мармиты, кофейное оборудование и охлаждение суммарно съедают заметную мощность, и выбитый автомат посреди подачи горячего — это не гипотеза.
Где встаёт машина, сколько метров до зала, есть ли ступени и грузовой лифт. 80 метров с тележкой по гравию добавляют в смету людей на переноску и час к монтажу.
Комната или огороженная зона, где стоит цех: раскладка, доготовка, грязная посуда. Без неё всё это оказывается на виду у гостей, и вечер выглядит как переезд.
Точка воды рядом с технической зоной. Если её нет, привозим воду с собой и меняем схему мойки — это решаемо, но должно быть посчитано заранее.
В исторических залах и музейных пространствах открытый огонь запрещают почти всегда, иногда запрещают и индукцию в самом зале. Значит, живая кухня при гостях отпадает или уезжает на техническую территорию.
Во сколько пускают бригаду и до скольких нужно освободить зал. Площадка, которая открывается за час до гостей, ломает тайминг банкета на 150 человек.
Кто вывозит и куда. Часть площадок требует увозить всё с собой, часть берёт отдельную плату за контейнер. Строка маленькая, но всплывает в счёте последней.
Ответы на эти семь вопросов превращаются в тайминг выезда и в строку «логистика» вашей сметы. Как устроена подготовка дальше, расписано в разделе как мы работаем.
Вместимость
Площадка обычно называет одну цифру вместимости, и это цифра рекламная. Полезных цифр две. Банкету нужны столы, стулья и проходы, по которым официанты носят перемены, — на человека уходит заметно больше места. Фуршету нужны точки подачи и пространство, где гости стоят и перемещаются, поэтому в тот же зал их помещается в полтора раза больше.
В нашей карте у каждой площадки записаны оба числа. Разрыв бывает существенным: зал на 140 гостей банкетом принимает 150 фуршетом, а многозальный ресторан со 150 на банкет — уже 220 на фуршет. Ошибка на этом шаге дороже всех остальных: зал, выбранный по фуршетной цифре под банкет, придётся или менять за три недели до даты, или резать список гостей.
Третья цифра, о которой почти не спрашивают, — сколько человек помещается в зал вместе со сценой, экраном и танцполом. Если в программе есть награждение и живая музыка, полезная площадь падает ещё на четверть. Мы спрашиваем про программу до того, как считать вместимость, а не после.
Бюджет
Сравнивать площадки по аренде — то же самое, что выбирать автомобиль по цене шин. Ниже четыре строки, которые вместе дают реальную сумму.
Платится площадке напрямую. Мы на неё не влияем и в ней не участвуем.
Фуршет 5 600 ₽ за гостя, банкет 7 900 ₽, гала-ужин 9 900 ₽. Для 60 гостей это 444 000, 720 000 и 594 000 ₽ соответственно.
Появляется там, где на площадке нет кухни, воды или удобной выгрузки. Считается по конкретному объекту, а не средней цифрой.
Водители, монтажники, звук и свет тоже едят. 1 350 ₽ на человека при группе от 20 — строка, о которой вспоминают в последний день.
Цены за гостя взяты из нашего прайса, он же лежит на странице цен и в калькуляторе. Юридическим лицам считаем с НДС 20% и закрываем документы за 3 рабочих дня: подробности на странице для юрлиц.
Процесс
Дата, число гостей, формат, потолок бюджета, откуда едут люди. Спрашиваем и про то, чего в брифе обычно нет: будет ли сцена, ждут ли прессу, нужна ли отдельная комната для переговоров в середине вечера.
Отбираем по вместимости под ваш формат, географии и бюджету. К каждой площадке пишем, чем она хороша и чем неудобна, — второе полезнее.
Уточняем свободные даты, условия по стороннему кейтерингу, сбор за вход подрядчика, техническую обвязку. Это тот этап, на котором половина красивых вариантов отваливается.
Аренда, кейтеринг по числу гостей, техника и логистика в одной таблице. Сравнивать площадки по одной только аренде бесполезно: она редко решает больше трети бюджета.
Договор с площадкой подписываете вы. Мы забираем себе техническую часть: согласование доступа бригады, время заезда, зону выгрузки и схему подачи.
География
По области мы ведём собственную карту: сейчас в ней 125 объектов в 23 городах. Отели и конгресс-центры, банкетные рестораны, усадьбы XVIII века, парк-отели с проживанием, яхт-клубы, музейные пространства и ледовая арена на несколько тысяч зрителей. По каждому объекту записано то, что важно кухне: вместимость на банкет и на фуршет, отношение к стороннему кейтерингу, чем неудобна выгрузка, где разворачивается технический цех.
Города с наиболее подробными подборками: Балашиха, Домодедово, Сергиев Посад, Электросталь и Серпухов: по каждому в карте от девяти до десяти площадок. Остальные направления собраны в разделе Подмосковья.
По Москве готового списка мы намеренно не держим. Площадок здесь тысячи, и осмысленный отбор начинается только после брифа: район, метро, парковка на 40 машин, потолки под сцену, отдельный вход для гостей уровня «первое лицо». Список из десяти лофтов без этих вводных не стоит времени, которое вы потратите на его чтение.
Когда это нужно
Дат мало, конкуренция за залы высокая, бюджет утверждён осенью и не двигается. Здесь подбор — это гонка: сначала проверяем свободные даты, потом всё остальное. Формат разобран на странице новогоднего корпоратива.
Партнёры, пресса, первые лица. Нужны отдельный вход, комната для переговоров и зал, который прилично выглядит на фотографиях. Что входит в такой вечер — на странице юбилея компании.
Конференц-часть с утра, обед, активность на воздухе. Решает не красота зала, а логистика: время в пути от офиса, парковка автобусов, площадка под формат на природе.
Если событие проходит прямо в офисе, площадку искать не нужно — там свои ограничения, про которые написано на странице дня рождения в офисе и в разделе корпоративов. Из внешних площадок чаще всего выбирают лофт, и там отдельная арифметика: заявленная вместимость и реальная — разные числа, это разобрано на странице лофта под мероприятие.
Вопросы
Нет. Залов, мебели и шатров у нас нет, в аренду мы ничего не сдаём. Подобрать и зарезервировать их у партнёров можем: мебель, текстиль и посуда — отдельная тема, как и шатёр для мероприятия на улице. Мы кейтеринг: готовим, привозим и обслуживаем. Площадку подбираем и проверяем как подрядчик, который будет там работать, а договор аренды вы подписываете с площадкой напрямую и платите ей тоже напрямую.
Четыре вещи: дата, число гостей, формат вечера и потолок бюджета на всё событие. Пятой строкой полезно указать район или направление за город, если сотрудников свозят от одного офиса. Этого хватает, чтобы собрать первый шорт-лист.
От трёх до пяти. Меньше трёх, и выбирать не из чего; больше пяти, и выбор рассыпается и согласование в компании затягивается на недели. В шорт-листе всегда есть вариант дешевле ожидаемого и вариант дороже, чтобы стала видна вилка рынка.
Не всегда. Запрет на сторонний кейтеринг бывает жёстким, когда у площадки своя кухня и она на этом зарабатывает, и мягким, когда вопрос решается сбором за вход подрядчика или согласованием санитарных документов. Мы звоним и выясняем, какой это случай, до того как вы влюбитесь в зал.
Потому что банкету нужны столы, стулья и проходы между ними, а фуршету — только точки подачи и место, где стоят люди. Разница по площади получается почти двукратной. Мы всегда смотрим на два числа сразу: под ваш формат подходит одно из них, а не то, что написано в рекламе площадки крупным шрифтом.
Не обязательно. Зал без кухни, без грузового лифта и с выгрузкой в 80 метрах от входа добавляет к смете технический цех, дополнительных людей на переноску и время монтажа. Мы считаем полную стоимость вечера — аренда плюс кейтеринг плюс техника, — и иногда более дорогой зал выходит дешевле по итогу.
По Подмосковью мы ведём собственную карту: сейчас в ней 125 объектов в 23 городах, от отелей и банкетных ресторанов до усадеб, парк-отелей, яхт-клубов и ледовой арены. По каждому записано главное для нас: вместимость на банкет и на фуршет, отношение к стороннему кейтерингу, техническая обвязка. По Москве работаем от брифа: слишком много площадок, чтобы держать осмысленный список без привязки к задаче.
За 6 недель до события на 100+ гостей — комфортный срок: остаются варианты, а не остатки. Усадьбы и площадки с ограниченным числом дат просят бронировать заранее, некоторые от 6 недель. Под декабрь искать площадку в ноябре поздно: даты разбирают с сентября.
Бриф
Ответ за 2 часа в рабочее время (Пн–Вс 9:00–19:00); вечером и в выходные — до 11:00 следующего дня. Телефон: +7 (499) 322-94-38.
