Чек-лист · 18 пунктов
Чек-лист B2B-договора кейтеринга
Что проверить в договоре на кейтеринг для юридического лица — по каждому пункту: что смотреть, почему это важно и чем грозит, если пропустить. Собрано для снабженца, бухгалтера и ассистента руководителя, которые готовят закупку и отвечают за то, чтобы договор не создал проблем позже.
- 01
Предмет договора и состав услуги
Что проверить. В тексте перечислено, что именно входит в услугу: формат подачи (фуршет, банкет, кофе-брейк и т.д.), число персон, состав блюд или ссылка на согласованное меню, зона ответственности подрядчика на площадке.
Почему важно. Формулировка «организация кейтеринга» без деталей — это не предмет договора, а рекламный слоган. Приложение с меню и составом услуг обязано быть частью договора, а не устным обещанием менеджера.
Чем грозит, если не проверить. Спор о том, что «должно было входить», решается не в пользу заказчика — доказать устную договорённость без документа невозможно.
- 02
Количество гостей и порядок его изменения
Что проверить. Зафиксирован стартовый гарантированный минимум гостей, срок и способ подачи финальной цифры, правило пересчёта цены при изменении числа персон в обе стороны.
Почему важно. Число гостей на корпоративном мероприятии почти всегда меняется в последнюю неделю. Договор должен заранее отвечать на вопрос «что если гостей стало на 20% меньше/больше», а не решать это по звонку в день мероприятия.
Чем грозит, если не проверить. Без прописанного порядка подрядчик вправе выставить счёт по максимальной оценке или, наоборот, недопоставить еду при росте числа гостей — и оба варианта окажутся «по договору».
- 03
Сроки подтверждения меню
Что проверить. Указана дата, до которой заказчик обязан утвердить финальное меню, и что происходит, если срок пропущен — действует ли меню по умолчанию или мероприятие переносится.
Почему важно. Закупка продуктов и логистика персонала у подрядчика привязаны к дате утверждения меню. Расплывчатое «согласовывается по ходу подготовки» снимает с подрядчика обязанность быть готовым к конкретному дню.
Чем грозит, если не проверить. При позднем или неполном согласовании подрядчик может законно сослаться на то, что меню «не было утверждено», и подать урезанный вариант без ответственности за это.
- 04
Что входит в цену, а что оплачивается отдельно
Что проверить. Отдельным пунктом или приложением перечислено, входят ли в стоимость посуда и текстиль, персонал (официанты, бариста), логистика и доставка, аренда мебели и оборудования, монтаж/демонтаж.
Почему важно. Итоговая сумма в коммерческом предложении часто не совпадает со стоимостью в договоре именно из-за этих статей — они либо забыты, либо намеренно вынесены мелким шрифтом.
Чем грозит, если не проверить. Дополнительный счёт после мероприятия за «аренду посуды» или «выезд бригады» — частая причина конфликта, и без письменного разграничения предъявить претензию не получится.
- 05
Порядок оплаты и предоплата
Что проверить. Прописаны размер и срок предоплаты, график оставшихся платежей, реквизиты и валюта расчёта, момент, с которого предоплата считается невозвратной (если это применимо).
Почему важно. Бухгалтерии нужен точный график для планирования расходов и резервирования бюджета, а не формулировка «оплата по факту оказания услуг».
Чем грозит, если не проверить. Без графика платежей заказчик рискует получить требование о доплате в момент, для которого бюджет не зарезервирован, либо не сможет обосновать перед финансовым контролем, почему аванс перечислен без договорного основания.
- 06
Закрывающие документы: акт, счёт-фактура, УПД
Что проверить. Указан точный перечень документов, которые подрядчик обязан предоставить (акт об оказании услуг, счёт-фактура при работе с НДС или УПД), срок их передачи после мероприятия и способ — ЭДО, курьер, скан с последующей досылкой оригинала.
Почему важно. Для бухгалтерии это критичный пункт: без закрывающих документов расход нельзя принять к учёту и уменьшить налогооблагаемую базу в нужном периоде.
Чем грозит, если не проверить. Задержка актов на несколько недель после мероприятия — обычная практика у неаккуратных подрядчиков. Без прописанного срока в договоре бухгалтерия не имеет формального основания требовать документы быстрее.
- 07
НДС
Что проверить. В договоре явно указано, работает ли подрядчик с НДС или применяет спецрежим (упрощённую систему налогообложения), и как это отражено в итоговой цене — «включая НДС» или «НДС не облагается».
Почему важно. Разница напрямую влияет на то, может ли компания-заказчик принять налог к вычету, и на итоговую налоговую нагрузку сделки.
Чем грозит, если не проверить. Молчание про НДС в договоре — частая причина расхождений между ожидаемой и фактической суммой к вычету, которую бухгалтерия обнаруживает уже после сдачи отчётности.
- 08
Санитарные документы и медкнижки персонала
Что проверить. Прописана обязанность подрядчика иметь и по запросу предоставлять действующие медицинские книжки персонала, работающего с едой, и документы на партии продукции (декларации соответствия, при необходимости — документы прослеживаемости).
Почему важно. Для корпоративного заказчика это не формальность, а часть его собственной ответственности перед сотрудниками и проверяющими органами, если мероприятие проходит на территории компании.
Чем грозит, если не проверить. Отсутствие этого пункта не спасёт от вопросов Роспотребнадзора «кто отвечает за качество питания» — без письменного условия ответственность придётся доказывать постфактум.
- 09
Ответственность за качество и порядок подачи претензий
Что проверить. Описан порядок фиксации недостатков (кто, в какой момент, каким документом), срок, в течение которого заказчик вправе предъявить претензию после мероприятия, и что подрядчик обязан сделать в ответ — компенсация, повторное оказание, скидка.
Почему важно. Устная фраза «если что-то не так, решим на месте» не работает, когда мероприятие уже закончилось, а претензия предъявляется через неделю.
Чем грозит, если не проверить. Без письменного порядка подрядчик вправе отклонить любую претензию как «неподтверждённую» — доказать факт нарушения без акта или фотофиксации, предусмотренной договором, крайне сложно.
- 10
Форс-мажор, отмена мероприятия, штрафы за отказ
Что проверить. Приведён перечень форс-мажорных обстоятельств, порядок и срок уведомления сторон, шкала штрафов при отказе заказчика от мероприятия в зависимости от того, за сколько дней до даты подан отказ.
Почему важно. Планы корпоративных мероприятий часто меняются — перенос, сокращение бюджета, отмена руководством. Договор должен заранее отвечать, во сколько это обойдётся, а не решаться в переговорах постфактум.
Чем грозит, если не проверить. Без шкалы штрафов подрядчик вправе требовать полную стоимость даже при отказе за месяц, а заказчик — рассчитывать на полный возврат аванса при отказе за день до мероприятия. Ни одна из этих позиций не будет иметь опоры в договоре.
- 11
Страхование
Что проверить. Указано, застрахована ли ответственность подрядчика (гражданская ответственность перед третьими лицами, ответственность за качество продукции) и распространяется ли это на конкретное мероприятие.
Почему важно. На мероприятиях с большим числом гостей или в чужих помещениях (бизнес-центр, арендованная площадка) отсутствие страховки перекладывает весь риск инцидента на заказчика.
Чем грозит, если не проверить. Управляющая компания площадки может потребовать полис как условие допуска подрядчика — если он отсутствует, мероприятие можно сорвать в последний момент.
- 12
Конфиденциальность и NDA
Что проверить. Есть отдельный пункт или приложение о неразглашении коммерческой информации, деталей мероприятия, состава гостей и внутренних материалов, переданных подрядчику для подготовки.
Почему важно. На закрытых корпоративных мероприятиях (стратегические сессии, презентации продукта, встречи с партнёрами) информация о самом факте и деталях события может быть чувствительной.
Чем грозит, если не проверить. Без письменного NDA утечка информации о мероприятии не образует нарушения договора — предъявить претензию будет не к чему.
- 13
Особенности 44-ФЗ и 223-ФЗ
Что проверить. Если закупка проводится по 44-ФЗ или 223-ФЗ — договор соответствует требованиям к описанию объекта закупки, содержит согласованную заказчиком спецификацию, а условия (сроки, ответственность, порядок оплаты) не расходятся с документацией закупки и заявкой подрядчика.
Почему важно. Договор, подписанный по результатам закупки, не может «дополняться» устными договорённостями — контролирующие органы проверяют именно соответствие фактических условий документации закупки.
Чем грозит, если не проверить. Расхождение между условиями закупки и текстом договора — основание для претензий контролирующих органов к заказчику, а не только повод для спора с подрядчиком.
- 14
Тайминг подачи и ответственность за срыв графика
Что проверить. В приложении или теле договора закреплён почасовой тайминг (заезд, монтаж, начало подачи, окончание), и прописана ответственность подрядчика за опоздание относительно согласованного времени.
Почему важно. Кейтеринг синхронизирован с программой мероприятия — опоздание на 30 минут может сорвать выступление спикера или деловую часть встречи, а не только «остудить еду».
Чем грозит, если не проверить. Без письменного тайминга и санкции за его нарушение опоздание подрядчика юридически не является нарушением договора, даже если сорвало программу.
- 15
Допуск на площадку
Что проверить. Указано, кто обеспечивает согласование въезда и загрузки на площадку (пропуска, время монтажа, доступ к электричеству и воде) — заказчик или подрядчик, и к какому сроку это должно быть решено.
Почему важно. На площадках с пропускной системой (бизнес-центры, закрытые территории) несогласованный доступ бригады — частая причина срыва монтажа в день мероприятия.
Чем грозит, если не проверить. Если ответственность за пропуска не закреплена, при сбое обе стороны укажут друг на друга, а мероприятие в это время будет стоять без обслуживания.
- 16
Уборка после мероприятия
Что проверить. Прописано, кто убирает зону обслуживания и вывозит отходы после окончания мероприятия, до какого времени, и что происходит, если помещение нужно освободить к жёсткому дедлайну (например, аренда почасовая).
Почему важно. Особенно важно на арендованных площадках с почасовой оплатой — задержка уборки на час может стоить отдельного счёта от арендодателя, никак не связанного с кейтерингом.
Чем грозит, если не проверить. Без этого пункта подрядчик может формально считать свою работу завершённой сразу после подачи последнего блюда, оставляя уборку и вывоз отходов заказчику.
- 17
Персональные данные гостей
Что проверить. Если подрядчику передаются списки гостей, диетические ограничения или контакты для рассадки — договор фиксирует, на каком основании обрабатываются эти данные, кто оператор, и что происходит с ними после мероприятия (удаление, срок хранения).
Почему важно. Список гостей с телефонами и особыми пометками (аллергии, статус) — персональные данные в смысле 152-ФЗ, и их передача подрядчику без правового основания — зона риска для заказчика как оператора.
Чем грозит, если не проверить. При проверке или жалобе гостя отсутствие основания для передачи данных подрядчику — нарушение уже на стороне заказчика, а не подрядчика.
- 18
Подписанты и их полномочия
Что проверить. Проверено, что договор со стороны подрядчика подписывает лицо, имеющее на это право (директор либо представитель по доверенности с указанием реквизитов доверенности), и что эти данные соответствуют актуальной выписке из ЕГРЮЛ.
Почему важно. Договор, подписанный неуполномоченным лицом, может быть впоследствии оспорен самим подрядчиком — например, при смене директора или отзыве доверенности.
Чем грозит, если не проверить. Компания рискует оказаться без исполнимого договора именно в момент, когда он нужнее всего — при споре об оплате или качестве услуги.