Техническое задание на кейтеринг для тендера: структура и готовый шаблон

# Техническое задание на кейтеринг для тендера: структура и готовый шаблон

Без ТЗ каждый поставщик предлагает своё видение: один - шведский стол, другой - официантов, третий - коробки с едой: цены несопоставимы, выбрать невозможно. Шаблон ниже даёт единую базу для сравнения заявок и юридическую защиту при нарушении условий договора.

Зачем нужно ТЗ, если можно просто запросить КП

Представьте: вы рассылаете запрос на кейтеринг для корпоратива на 80 человек. Приходят 4 ответа:

* Первый: шведский стол за 2 800 руб./чел. 
* Второй: обслуживание официантами за 3 400 руб./чел.
* Третий: фуршет с доставкой без персонала за 1 900 руб./чел. 
* Четвёртый: банкет с арендой посуды за 4 200 руб./чел.

Что вы сравниваете? При наличии такой информации - ничего. Это 4 разных продукта с разным составом, сроками и рисками. Получить реальную картину в данном случае невозможно.

КП без ТЗ приглашает каждого поставщика придумать собственный формат под ваш бюджет. В итоге вы получите 4 несопоставимые цифры, потратите день на уточнения всех деталей. И всё равно не будете уверены, что сравниваете одинаковые сценарии.

Техническое задание (ТЗ) решает 2 задачи:

* Первая: все поставщики отвечают на один и тот же вопрос. Фуршет, 80 гостей, 3 часа, меню из 12 позиций, 2 официанта, температурный режим. Вы сравниваете одно с одним.
* Вторая: ТЗ становится приложением к договору. Если поставщик нарушил требование из ТЗ, он нарушил договор. Это основание для штрафа, удержания аванса или расторжения. Без ТЗ доказать нарушение значительно сложнее.

Для закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ техническое задание обязательно в составе тендерной документации. Для коммерческих тендеров и крупных корпоративных закупок его наличие говорит о зрелом процессе и серьёзном заказчике. Такой компании можно доверять.

Структура ТЗ: 8 обязательных разделов

Грамотное ТЗ на кейтеринг состоит из следующих разделов:

1. Общие сведения о мероприятии
2. Требования к меню и диетические ограничения
3. Требования к персоналу
4. Логистика: доставка, сетап, демонтаж
5. Санитарные требования и документы
6. SLA и штрафные санкции
7. Условия отмены и форс-мажор
8. Критерии оценки заявок

Разделы 1–6 заполняет закупщик до рассылки. Разделы 7–8 согласуются с юристом. Поставщик отвечает на вопросы раздела 8 в своей заявке. Наличие полной информации облегчает процесс выбора.

Раздел 1. Общие сведения о мероприятии

Что включить в заявку:

* Тип мероприятия (фуршет, банкет, кофе-брейк, корпоратив);
* Дата и время начала обслуживания;
* Адрес площадки;
* Точное число гостей и допустимое отклонение;
* Продолжительность обслуживания;
* Наличие кухни или подсобных помещений на площадке.

Пример формулировки:

``plaintext<br />Тип мероприятия: корпоративный фуршет<br />Дата: [ДД.ММ.ГГГГ], время начала обслуживания: 13:00<br />Место проведения: г. Москва, [адрес площадки]<br />Число гостей: 80 ± 10 (уточняется за 48 часов до мероприятия)<br />Продолжительность обслуживания: 3 часа<br />Наличие кухни на площадке: нет / да (указать: плита, холодильник, розетки 220В)<br />``

Поле «число гостей ± N» критично: оно фиксирует диапазон, при котором цена не пересматривается. Без него поставщик вправе перевыставить счёт при любом отклонении от первоначальной цифры.

Раздел 2. Требования к меню и диетические ограничения

Что включить:

* Формат подачи (шведский стол, фуршет, порционная подача, расстановка на столы);
* Соотношение холодных и горячих блюд (в %);
* Перечень обязательных позиций или категорий;
* Диетические ограничения и список гостей с особыми требованиями;
* Требование маркировки аллергенов;
* Требования к напиткам (алкоголь / безалкогольное / ассортимент).

Пример формулировки:

``plaintext<br />Вид меню: фуршет. Тип блюд: холодные закуски — 60%, горячие — 40%.<br />Обязательные позиции: [список из ТЗ организатора].<br />Диетические ограничения: без свинины, без глютена<br />(для 5 гостей — поимённый список прилагается как Приложение 2).<br />Аллергены: обязательно указать в меню согласно ТР ТС 022/2011.<br />Напитки: безалкогольные, ассортимент не менее 3 позиций (вода, сок, лимонад).<br />``

Отдельный список гостей с ограничениями (Приложение 2) закрывает ситуацию, когда поставщик утверждает, что «не знал». После подписи документа поставщик обязан соблюдать все обязательства из договора. Наличие данного списка позволяет исключить в будущем неприятные ситуации, когда гости с ограничениями не найдут в меню подходящие блюда.

Раздел 3. Требования к персоналу

Что включить в заявку для подрядчика:

* Число официантов и их соотношение к гостям;
* Требования к форме (цвет, фасон или стандарт «смокинг»);
* Языковые требования (если есть иностранные гости);
* Наличие старшего официанта / менеджера смены;
* Требование прибыть на инструктаж к организатору.

Пример формулировки:

``plaintext<br />Число обслуживающего персонала: 2 официанта на 40 гостей (итого не менее 2 человек).<br />Форма: чёрный верх, чёрный низ, белый фартук. Собственная форма поставщика — по согласованию.<br />Старший официант (менеджер смены): обязателен, один на мероприятие.<br />Прибытие на площадку: не позднее чем за 1,5 часа до начала обслуживания.<br />Медицинские книжки: при себе, готовы к проверке по требованию заказчика.<br />``

Норматив «1 официант на 20 гостей» на фуршете — стандарт московского рынка. Для сидячего банкета с подачей блюд принято 1 на 8–10 гостей.  Важно рассчитать подходящее количество обслуживающего персонала для того, чтобы на мероприятии была комфортная обстановка для всех приглашенных гостей.

Раздел 4. Логистика: доставка, сетап, демонтаж

Что включить:

* Время прибытия транспорта на площадку;
* Требования к транспортировке (термоконтейнеры, маркировка);
* Ответственный за оборудование (посуда, мебель, линии раздачи);
* Время начала и окончания сетапа;
* Время и условия демонтажа (до какого часа убрать и кто отвечает).

Пример формулировки:

``plaintext<br />Прибытие на площадку: [ДД.ММ.ГГГГ] не позднее 11:30.<br />Сетап завершить до 12:50.<br />Оборудование: стол для фуршетной линии — у заказчика.<br />Посуда, приборы, салфетки, подносы — у поставщика.<br />Демонтаж: начать не ранее 16:30, завершить до 17:30.<br />Мусор вывезти или упаковать в мешки, предоставленные поставщиком.<br />``

Отдельно пропишите: кто несёт ответственность за повреждение имущества площадки в ходе сетапа или демонтажа. По умолчанию — поставщик, но без явного указания в ТЗ спор затянется на неопределенный промежуток. Чем больше информации будет в ТЗ, тем легче будет решить любой вопрос.

Раздел 5. Санитарные требования и документы

Этот раздел - не формальность. Нарушение санитарных норм при корпоративном питании грозит заказчику административной ответственностью совместно с поставщиком, если контроль не был прописан в договоре.

Что включить:

* Документация ХАССП (ТР ТС 021/2011, обязательна с 2021 года для производств пищевых продуктов).
* Санитарно-эпидемиологическое заключение на производство.
* Медицинские книжки всего персонала (Приказ Минздрава №29н от 28.01.2021).
* Температурный режим при подаче: горячие блюда ≥65°C, холодные ≤4°C (СанПиН 2.3/2.4.3590-20).
* Транспортировка в термоконтейнерах с маркировкой.
* Маркированный автотранспорт для перевозки пищевой продукции.

Пример формулировки:

```plaintext
Поставщик обязан предоставить до подписания договора:
— свидетельство о разработке системы ХАССП (ТР ТС 021/2011);
— санитарно-эпидемиологическое заключение на производство;
— копии медицинских книжек персонала (Приказ Минздрава №29н от 28.01.2021).

При доставке:
— горячие блюда: температура не ниже 65°C при передаче заказчику;
— холодные блюда: температура не выше 4°C при передаче заказчику.
Измерение — термометром заказчика в присутствии представителя поставщика.
```

Требование предоставить документы до подписания, а не в день мероприятия, отсекает поставщиков без нужной документации уже на этапе квалификационного отбора. В таком случае можно найти ответственную компанию, которая соблюдает все требования.

Раздел 6. SLA и штрафные санкции

Без конкретных метрик SLA этот раздел бесполезен. «Качественное обслуживание» - это не SLA. «Горячие блюда ≥65°C, штраф 15% за нарушение» — SLA.

Метрики и штрафы:

* Время прибытия: не позднее чем за 1,5 часа до начала обслуживания.
* Штраф за опоздание: 1% от суммы договора за каждые начатые 30 минут просрочки.
* Температура горячих блюд при подаче: ≥65°C, проверяется термометром заказчика.
* Восполнение буфетной линии: не позднее 10 минут после опустения позиции.
* Штраф за несоответствие состава меню: 15% от стоимости позиции за каждое несоответствие.
* Несоответствие числа персонала ТЗ: штраф 500 руб./час за каждого недостающего сотрудника.

Пример формулировки:

```plaintext
6.1. Поставщик обязан прибыть на площадку не позднее 1,5 часа до начала обслуживания.
За каждые начатые 30 минут опоздания — штраф 1% от суммы договора.

6.2. Температура горячих блюд при передаче заказчику: не ниже 65°C.
Нарушение фиксируется термометром заказчика, акт подписывается на месте.
Штраф: 15% от стоимости несоответствующей позиции.

6.3. Восполнение буфетных позиций: не позднее 10 минут после фактического опустения.
Штраф за нарушение: 200 руб. за каждый факт нарушения.

6.4. Число персонала: не менее указанного в Разделе 3 ТЗ.
Штраф за каждого недостающего сотрудника: 500 руб./час.
```

Штрафные санкции в ТЗ не означают обязательного их применения. На практике закупщики используют их как инструмент переговоров при претензиях, а не автоматически взыскивают. Но наличие прописанных санкций переводит разговор из «кто прав» в «каков документ». Наличие данной информации защищает обе стороны от различных сценариев.

Раздел 7. Условия отмены и форс-мажор

В случае возникновения форс-мажора следует немедленно связаться с поставщиком.

Пример формулировки:

```plaintext
7.1. Порядок отмены мероприятия заказчиком:

За 30 и более календарных дней: удержание 10% аванса.
За 14–29 календарных дней: удержание 25% аванса.
За 7–13 календарных дней: удержание 50% аванса.
За 3–6 календарных дней: удержание 75% аванса.
Менее чем за 3 календарных дня: удержание 100% аванса.

7.2. Перенос мероприятия (не отмена): по соглашению сторон без штрафа,
если уведомление получено за 14 и более дней.

7.3. Форс-мажор: стороны освобождаются от ответственности при наступлении
обстоятельств непреодолимой силы (ст. 401 ГК РФ). Сторона обязана уведомить
другую в течение 24 часов с момента наступления.
```

Шкала удержания симметрична логике поставщика: чем ближе дата, тем выше его реальные затраты на закупку продуктов и аренду транспорта. За 30 дней он легко перепродаёт дату. За 2 дня — нет. Нельзя медлить, если есть четкое понимание, что мероприятие не будет проведено в обговоренные сроки.

Раздел 8. Критерии оценки заявок

Как считать баллы по цене: самая низкая цена получает 10 баллов, остальные — пропорционально. Формула: (Цена\_мин / Цена\_участника) × 10.

Как считать баллы по опыту: проверяйте не просто «список клиентов», а подтверждённое число мероприятий. Просите акты выполненных работ или рекомендательные письма с датами и числом гостей. Устная ссылка на «100 мероприятий в год» без документов не считается. Чем больше факторов, тем лучше.

По меню: при достаточном бюджете организуйте дегустацию для топ-3 финалистов. Без дегустации запрашивайте фото реальных блюд (не рендеры) и контакты заказчиков с аналогичными мероприятиями для прозвона. Важно действительно получить оценку предлагаемых блюд.

По референсам: просите 2–3 контакта корпоративных заказчиков с мероприятиями за последние 12 месяцев. Прозванивайте их лично. Один реальный отзыв ценнее 5 написанных писем. Таким образом можно понять реальный уровень профессионализма выбранной компании.

Чек-лист: ТЗ готово к отправке

Перед рассылкой ТЗ поставщикам пройдитесь по списку, приведенному ниже. Незакрытый пункт на этом этапе превращается в спор после мероприятия.

Раздел 1:

* [ ] Указан точный адрес площадки (не только город);
* [ ] Число гостей с допустимым отклонением ± N;
* [ ] Время начала обслуживания, а не время начала мероприятия (это разные цифры);
* [ ] Наличие или отсутствие кухни на площадке.

Раздел 2:

* [ ] Прописан формат подачи (фуршет / банкет / шведский стол);
* [ ] Указано соотношение холодных и горячих блюд;
* [ ] Список гостей с диетическими ограничениями прилагается отдельно;
* [ ] Требование маркировки аллергенов по ТР ТС 022/2011.

Разделы 3–4:

* [ ] Число персонала с соотношением к числу гостей;
* [ ] Время прибытия на площадку и время сетапа;
* [ ] Ответственный за оборудование (кто привозит посуду);
* [ ] Условия демонтажа: время и ответственность.

Раздел 5:

* [ ] Требование предоставить ХАССП до подписания договора;
* [ ] Температурный режим зафиксирован (≥65°C / ≤4°C);
* [ ] Медкнижки персонала — требование прописано.

Разделы 6–7:

* [ ] Штраф за опоздание: конкретный % или рублёвая сумма;
* [ ] Штраф за несоответствие меню: конкретный % от позиции;
* [ ] Шкала удержания при отмене прописана по дням;
* [ ] Форс-мажор со ссылкой на ст. 401 ГК РФ.

Раздел 8:

* [ ] Веса критериев в сумме дают 100%;
* [ ] Формула расчёта баллов по цене прописана явно;
* [ ] Указано, как подтверждается опыт (акты / рекомендательные письма).

Если все пункты закрыты, ТЗ готово к рассылке. Рекомендует перепроверить еще раз все данные. Этот шаг позволит выявить возможные ошибки, которые могут повлиять на ход событий.

Частые вопросы

Нужно ли ТЗ при разовом корпоративе или только для тендера?

Для конкурсной процедуры ТЗ обязательно. Для разового корпоратива — не обязательно, но наличие будет полезно. Даже короткое ТЗ на 1 страницу (раздел 1 + раздел 2 + ключевые пункты SLA) снимает 80% споров с поставщиком. Минимум: зафиксируйте состав меню, число персонала и температурный режим письменно. Переписка по email с явным согласованием параметров тоже работает как документ.

Можно ли использовать это ТЗ для закупки по 44-ФЗ?

За основу — да, но с обязательной доработкой. По 44-ФЗ ТЗ входит в документацию об аукционе или конкурсе и должно соответствовать статьям 33 и 34 закона. Нельзя указывать конкретные торговые марки без оговорки «или эквивалент». Описание объекта закупки ведётся через функциональные и качественные характеристики, без ссылок на конкретного поставщика. Итоговый текст согласуйте с контрактным управляющим до публикации.

Что делать, если кейтеринговая компания отказывается подписывать ТЗ, как приложение к договору?

Это прямой сигнал: поставщик не готов брать на себя ответственность за конкретные параметры. В таком случае есть два пути. Первый: зафиксировать ключевые требования непосредственно в тексте договора — в разделах «Предмет договора» и «Ответственность сторон». Второй: выбрать другого поставщика. Отказ от ТЗ как приложения при наличии конкурентов на рынке не норма. Это красный флаг для компании.

Как учесть в ТЗ мероприятие с несколькими зонами кейтеринга?

Разбейте Раздел 1 по зонам. Для каждой зоны отдельная строка с числом гостей, типом обслуживания и хронологией. Пример:

``plaintext<br />Зона 1 — конференц-зал: кофе-брейк, 120 гостей, 10:30–11:00.<br />Зона 2 — банкетный зал: фуршет, 80 гостей, 13:00–16:00.<br />Зона 3 — лаундж: барная стойка, весь день, 09:00–18:00.<br />``

Отдельно укажите: один поставщик закрывает все зоны или допускается разделение? Если один, пропишите минимальное число персонала с разбивкой по зонам и ответственного координатора от поставщика, который перемещается между зонами.

Шаблон подготовлен для закупщиков, организующих корпоративный кейтеринг в Москве. Юридические формулировки согласуйте с контрактным управляющим или юристом перед подписанием.