Бюджет тендера на кейтеринг считают в три действия: переводят требования технического задания в формат события и число гостей, собирают ставку на гостя по единой базе для всех форматов, и на этой цифре фиксируют начальную максимальную цену закупки. Потом каждое предложение участника сверяют с этой базой построчно: итоговые суммы подрядчики считают каждый по-своему, и напрямую они не сравниваются. Ниже методика и пример расчёта.
Зачем считать бюджет отдельно от технического задания
Техническое задание описывает, что должно быть на площадке: формат, число гостей, диетические ограничения, документооборот. Оно не отвечает на вопрос, сколько это стоит и сколько закладывать в закупку. Разбор структуры самого ТЗ — тема отдельного материала о критериях отбора подрядчика на странице о тендере на кейтеринг; здесь речь о том, что происходит между готовым ТЗ и суммой, которую тендерный комитет утверждает как потолок закупки.
Если пропустить этот шаг, закупщик уходит на рынок с фразой «нужен фуршет на 100 человек» и получает коммерческие предложения, посчитанные в разных единицах: один участник включил в ставку аренду посуды, другой — нет, третий указал цену без НДС. Сравнивать такие суммы напрямую бессмысленно. Разница в цене чаще говорит о разном составе расчёта, чем об эффективности подрядчика.
Шаг 1. Переводим требования ТЗ в формат и число гостей
До сбора предложений закрепляют формат подачи. У кейтеринга их немного, и от выбора зависит вся дальнейшая ставка: кофе-брейк, фуршет, банкет с рассадкой, гала-ужин. Смешанный формат (welcome плюс основной зал) считается отдельно и стоит дороже базового.
Затем число гостей с допуском, обычно ±10%. Ставка на гостя у большинства форматов не линейна к масштабу: на 30 и на 300 человек меняются состав команды на площадке и логистика. Поэтому вместо «около ста человек» в ТЗ пишут диапазон с нижней и верхней границей. В нём участник тендера и считает цену.
И длительность события. Для форматов без рассадки (фуршет, кофе-брейк) объём еды и, соответственно, себестоимость гостя напрямую зависят от часов: для события на два и на три часа закупают разное количество продуктов, поэтому и цена разная.
Шаг 2. Собираем ставку на гостя по единой базе
Дальше нужна отправная точка. Это ещё не финальная цена: от неё считают начальную максимальную цену закупки. Быстрее всего его получить в калькуляторе кейтеринга: выбираете формат, число гостей и опции — калькулятор выдаёт примерную стоимость и ставку на гостя (CPG) с учётом НДС. Это не коммерческое предложение, а порядок суммы для внутренней сметы тендерного комитета, до рассылки запроса участникам.
Ориентиры по форматам сведены в таблицу, ставки указаны с НДС и обслуживанием:
| Формат | Ставка на гостя | 50 гостей | 100 гостей | 150 гостей |
|---|---|---|---|---|
| Кофе-брейк, 1 приём | 4 800 ₽ | 240 000 ₽ | 480 000 ₽ | 720 000 ₽ |
| Фуршет | 6 950 ₽ | 347 500 ₽ | 695 000 ₽ | 1 042 500 ₽ |
| Банкет с рассадкой | 10 700 ₽ | 535 000 ₽ | 1 070 000 ₽ | 1 605 000 ₽ |
| Гала-ужин | 21 400 ₽ | 1 070 000 ₽ | 2 140 000 ₽ | 3 210 000 ₽ |
Полный список форматов и ставок — на странице цен. Таблица показывает порядок сумм. Финальная ставка для конкретного события зависит от площадки, состава меню и опций, которых нет в базовом расчёте.
Шаг 3. Фиксируем начальную максимальную цену закупки
Начальная максимальная цена — потолок, выше которого предложения участников не рассматриваются. Способ её обоснования и допустимые отклонения задаёт регламент закупки конкретной компании, единой формулы на рынке нет. Общий принцип такой: закупщик берёт несколько ориентиров по одному формату и числу гостей, отбрасывает выбросы в обе стороны и ставит потолок на обоснованном уровне. Случайная цифра из первого разговора с подрядчиком для этого не годится.
Практически это означает: до рассылки запроса нужно иметь минимум одну независимую оценку стоимости — например, из калькулятора — плюс понимание, что входит в ставку у премиального подрядчика. Ставка на гостя у кейтеринга с полным сервисом (шеф-команда, официанты, посуда, логистика, НДС) закономерно выше ставки на доставку без обслуживания. Это разные закупочные позиции, и сравнивать их под одним словом «кейтеринг» некорректно.
Что входит в ставку на гостя, а что закладывается отдельно
Прежде чем зафиксировать потолок цены, нужно понимать состав ставки — иначе комитет либо переплатит за то, что уже включено, либо не заложит то, что придётся оплачивать сверх сметы. У формата банкет в ставку входят авторское меню, команда официантов по норме на площадке, премиум-сервировка, логистика по Москве и НДС — состав детально расписан на странице банкета. Алкоголь, артисты, флористика и именная полиграфия в стартовую ставку не входят и закладываются отдельной строкой сметы, если требуются по ТЗ.
Для госсектора состав сметы шире: тендерное ТЗ, участие в электронных торговых площадках, обеспечение контракта, полный пакет закрывающих документов под казначейский контроль — эти позиции у профильного подрядчика собраны на странице кейтеринга для госкомпаний, и их стоит сверить с регламентом закупки ещё до рассылки запроса.
Как раскладывать предложения участников для сравнения
Итоговая сумма предложения ничего не говорит о том, что в неё включено. Поэтому каждое предложение раскладывают на одинаковые статьи и сравнивают построчно:
- Ставка на гостя без опций при заявленном числе гостей и формате.
- НДС: включён в цену или добавляется сверху. На крупной закупке 20% — заметная сумма.
- Состав включённого сервиса: команда, посуда, логистика, диетические позиции.
- Что вынесено отдельной строкой и по какой цене.
- Условия оплаты и сроки закрывающих документов. Постоплата и полная предоплата по-разному нагружают бюджет закупки даже при одинаковой итоговой цене.
Если разбивки по этим пяти пунктам нет, участника просят прислать её до финального сравнения. Без неё комитет сравнивает формулировки вместо предложений.
Где закупщики теряют деньги при расчёте бюджета
Средняя ставка по рынку без формата и длительности. Фуршет на два часа и тот же фуршет на три часа стоят по-разному из-за объёма продуктов. Дело не в том, что кто-то посчитал дороже.
Бюджет по нижней границе диапазона гостей. Если ТЗ допускает отклонение по числу участников на ±10%, бюджет тендера фиксируют по верхней границе. Сэкономить на недошедших гостях проще, чем срочно искать деньги сверх утверждённого потолка.
Сервис и разовые платежи в одной куче. Выезд команды и доставку оборудования за город одни подрядчики включают в ставку, другие выносят отдельно. При сравнении их приводят к одной базе или вычитают как переменную, которая зависит от адреса площадки.
Доставка и полный сервис в одной строке. У доставки без обслуживания и кейтеринга с полным сервисом разный состав затрат. Одна строка сметы на обе позиции даёт неверную сумму, какую цифру ни выбери.
Как считать бюджет, если формат события смешанный
Часто ТЗ описывает не один формат, а последовательность: welcome-зона, затем кофе-брейк по тайм-кодам программы, затем вечерний фуршет или банкет. Тогда бюджет считают по каждому блоку отдельно. Усреднённая ставка на всё событие оценит конференцию с двумя брейками и вечерним фуршетом как разовый двухчасовой фуршет, и потолок цены окажется занижен примерно вдвое.
Практический порядок: выписать все блоки программы с числом гостей и длительностью каждого, посчитать ставку по каждому блоку отдельно через калькулятор или прайс, сложить суммы. Базой для начальной максимальной цены становится эта сумма, средняя ставка по форматам для этого не подходит.
Пример: отраслевая конференция на 120 участников
ТЗ описывает день конференции: welcome утром, два кофе-брейка между сессиями и вечерний фуршет для тех же 120 участников. Допуск по числу гостей — ±10%, то есть от 108 до 132 человек.
| Блок программы | Ставка на гостя | 120 гостей | 132 гостя (верхняя граница) |
|---|---|---|---|
| Welcome и два кофе-брейка (три приёма) | 9 600 ₽ | 1 152 000 ₽ | 1 267 200 ₽ |
| Вечерний фуршет | 6 950 ₽ | 834 000 ₽ | 917 400 ₽ |
| Итого | 16 550 ₽ | 1 986 000 ₽ | 2 184 600 ₽ |
Потолок закупки в этом примере опирается на 2 184 600 ₽. Если бы комитет посчитал всё событие по одной ставке фуршета, получилось бы 917 400 ₽ на 132 гостя, меньше половины реальной суммы. Такой тендер либо не соберёт ни одного добросовестного участника, либо выиграет тот, кто молча уберёт из программы брейки.
Ставки в таблице стартовые: алкоголь, декор, выезд за МКАД и специальные диеты сверх базового резерва добавляются отдельными строками, как описано выше. Ставку по брейкам и фуршету для своей программы можно проверить на странице кейтеринга для конференций.
Как проверить, что ставка на гостя сопоставима между площадками
Одна и та же ставка на гостя ведёт себя по-разному в зависимости от площадки: офис заказчика, ресторан, особняк или outdoor-локация закладывают разную логистику. Подрядчик, который работает на территории клиента, включает в ставку выезд команды и монтаж оборудования; подрядчик, который предлагает готовый зал, эту статью не показывает отдельно, потому что она уже зашита в аренду помещения.
Перед сравнением предложений стоит зафиксировать, где проходит событие, и уточнить у каждого участника, входит ли в его ставку логистика до конкретного адреса или это отдельная позиция за пределами МКАД. Иначе разница в итоговой цене может означать только то, что один заложил выезд в ставку, а другой вынес его строкой ниже, и комитет её не заметил.
То же касается диетических ограничений из ТЗ: если закупка требует веганские, кошерные или безглютеновые позиции для части гостей, уточните у каждого участника, входит ли это в базовую ставку или требует доплаты за каждую специальную порцию. У части подрядчиков резерв под спецдиеты заложен в стандартную ставку на гостя, у части идёт отдельной строкой — и без уточнения эта разница всплывёт только при подписании договора.
Когда пересчитывать бюджет после утверждения потолка цены
Утверждённая начальная максимальная цена не означает, что бюджет зафиксирован окончательно до самого события. Бюджет обоснованно пересчитывают после объявления тендера в трёх ситуациях.
- Число гостей вышло за допуск из ТЗ. Если участников больше или меньше, чем ±10% из шага 1, разницу по ставке согласуют отдельно: резерв под меньшее отклонение её не покроет.
- Изменился формат. Например, перед банкетом решили добавить welcome-зону, которой не было в исходном ТЗ. Это новая строка сметы, её считают и утверждают отдельно, не подгоняя под одобренный потолок.
- Сменилась площадка, и новой нужна логистика, которой не было в расчёте: выезд за город, доставка оборудования на объект с ограниченным доступом, дополнительный монтаж. Такие изменения фиксируют письменно у подрядчика до начала работ, чтобы не разбираться с ними в закрывающих документах.
Частые вопросы
Можно ли использовать цену калькулятора как официальную начальную максимальную цену в закупочной документации?
Калькулятор даёт порядок суммы для внутренней сметы, а не готовое обоснование цены для документации закупки. Официальное обоснование формируют по внутреннему регламенту компании, обычно на основе нескольких независимых ориентиров, а не одного расчёта.
Что делать, если участники тендера прислали предложения с разным составом сервиса?
Запросить у каждого участника разбивку по единым статьям — ставка на гостя, НДС, состав сервиса, дополнительные платежи, условия оплаты — и сравнивать только после приведения предложений к одному формату.
Нужно ли закладывать в бюджет резерв на изменение числа гостей?
Да, если ТЗ допускает отклонение по числу гостей. Бюджет разумно закладывать по верхней границе допуска. Если заложить заявленную цифру, при росте числа участников закупка выйдет за утверждённый потолок.
Отличается ли расчёт бюджета для государственного заказчика?
Состав сметы шире за счёт документооборота и требований закупочной процедуры — участие в электронных торговых площадках, обеспечение контракта, комплект закрывающих документов под казначейский контроль. Эти позиции закладывают отдельной строкой, вне ставки на гостя.
Как сравнить кейтеринг с обслуживанием и доставку без обслуживания в одном тендере?
Их нельзя закладывать в одну строку бюджета: это разные закупочные позиции с разным составом затрат. Если ТЗ допускает оба варианта, бюджет считают отдельно для каждого и сравнивают предложения только внутри своей категории.
Кто в компании должен фиксировать начальную максимальную цену — закупщик или event-менеджер?
Это решение закупочного комитета по внутреннему регламенту компании. Расчёт ставки на гостя может подготовить event-менеджер или сам подрядчик по запросу, а утверждает потолок цены закупка.