План Б на форс-мажор: что предусмотреть в договоре

Споры о «форс-мажоре» редко возникают из-за самой аварии. Они возникают из-за того, что до аварии никто не записал, кто решает, кому звонить и что считается подтверждением. Заказчик уверен, что обстоятельство внешнее. Подрядчик уверен, что внешнее обстоятельство снимает с него всё. Суд или переговоры начинаются с нуля, а часы идут.

Эта статья о том, что стоит подготовить до подписания договора: как отделить форс-мажор от обычного операционного риска, какие вопросы закрыть в договоре и брифе, что собрать в досье и как выглядит рабочая формулировка пункта. Как действовать в самый момент срыва, если подрядчик уже не приехал, разобрано отдельно: первые 60 минут после срыва. Здесь та часть, которая делается заранее.

Что считается форс-мажором, а что остаётся риском исполнителя

Общее правило ответственности для предпринимателей записано в п. 3 ст. 401 ГК РФ. Если закон или договор не говорят иначе, исполнитель отвечает за срыв, пока не докажет, что надлежащее исполнение стало невозможным из-за непреодолимой силы. Закон тут же уточняет, что к таким обстоятельствам «не относятся, в частности, нарушение обязанностей со стороны контрагентов должника, отсутствие на рынке нужных для исполнения товаров, отсутствие у должника необходимых денежных средств».

Для кейтеринга из этого следуют два вывода. Первый: срыв у поставщика продуктов прямо назван в числе того, что непреодолимой силой не считается. Второй: слова «если иное не предусмотрено… договором» дают сторонам право самим описать, что они считают такими обстоятельствами и как это подтверждается. Именно это описание и защищает обе стороны в день события.

Рабочее разделение для брифа выглядит так. Оно сверено с нашими же разборами: в статье о взыскании за сорванное мероприятие пробки и неисправность собственного автопарка названы предпринимательским риском исполнителя, а в шаблоне SLA то же сказано про болезнь сотрудника: подрядчик закрывает её резервом.

Граница подвижная, и это нормально: у каждой площадки и сезона свои условия. Поэтому договору нужен не лозунг «форс-мажор освобождает от ответственности», а перечень, порядок уведомления и способ подтверждения. Торгово-промышленная палата вправе свидетельствовать обстоятельства непреодолимой силы (ст. 15 Закона РФ от 07.07.1993 № 5340-1, в тексте ГАРАНТ, открытом 7 октября 2026 года, это сформулировано применительно к внешнеторговым сделкам и международным договорам). Принимается ли справка ТПП по вашему внутреннему договору, стороны решают сами, и лучше записать это заранее.

Сценарная матрица: восемь ситуаций и что в каждой записано заранее

Таблица ниже заполняется не в день события, а в брифе. В колонке «Кто решает» должны стоять фамилии и должности, а не «заказчик» и «подрядчик». Колонка «Документом» нужна для спорных ситуаций: письменная фиксация экономит больше времени, чем любой пункт о штрафах.

Рост числа гостей в таблицу не попал

Больше гостей, чем в смете, форс-мажором не является: это изменение заказа. Но договору всё равно нужен порядок. Какое число считается базовым, до какого часа его можно менять без доплаты и какой допуск по числу гостей стороны принимают, решает договор: впишите в шаблон свой порог. Пересчитать смету под новую цифру можно в калькуляторе, а объём еды и персонала на нужное число — в планировщике.

Площадка под открытым небом: что решить до дня события

Для выездного формата площадка и есть главный источник внешних факторов. На странице кейтеринга на природе последовательность описана так: на первом шаге выясняем электричество, воду и подъезд, за две-четыре недели до события проводим рекогносцировку, для новых площадок планируем выездной осмотр за 7–10 дней, а резервный сценарий на дождь определяем на этапе согласования меню, примерно за две недели. Эти сроки действуют для наших выездов. Для вашего договора они ориентир, а не норма.

Что именно записать в бриф для погоды:

• какой источник прогноза считается общим и на какой час до начала его смотрят;
• кто принимает решение о переходе под укрытие и в какой момент (час или условие);
• есть ли на территории крытое помещение и кто отвечает за монтаж навеса или шатра;
• как меняется подача: выездной бар, лёд и оборудование на дожде и жаре работают иначе, чем в зале.

Физику никто не отменяет. Если укрытие заказывается у третьего поставщика, его нельзя доставить быстрее, чем позволяет его логистика. Значит, решение «ставим навес или нет» должно приниматься по условию, которое срабатывает заранее, а не за два часа до гостей.

Свет, вода и подогрев: инженерия площадки

Электричество и вода на площадке чаще всего находятся в чужих руках: у управляющей компании или арендодателя. Поэтому в договоре стоит записать, кто и к какому сроку подтверждает мощность и точки подключения, а в брифе указать: нужны ли станциям отдельные линии, есть ли вытяжка, где находится щиток и кто имеет доступ к нему в день события.

Отдельно о запасном свете. В залах, где одновременно находятся 50 и более человек, Правила противопожарного режима (постановление Правительства РФ от 16.09.2020 № 1479, п. 22, пп. «а») запрещают применять свечи, кроме культовых сооружений. По справочнику паспорта мероприятия, где мы сверяли эту норму 7 октября 2026 года, эти правила действуют по 31.12.2026, дальше действующую редакцию нужно проверять. Практический вывод простой: запасным освещением должны быть автономные светильники, а не свечи. Что ещё нужно согласовать с площадкой до события, собрано на странице паспорта мероприятия.

Подогрев — отдельная строка таблицы, потому что отказ незаметен, пока гость не взял тарелку. Что решить заранее: кто и чем замеряет температуру, в каком месте раздачи и с какой периодичностью; есть ли запасные подогреваемые ёмкости или горелки; какая позиция заменяет горячую, если ёмкости не вернуть в рабочий режим. В шаблоне SLA значения температур даны как образцы, и там же сказано, что замену позиции стороны подтверждают письменно: используйте это как основу, а цифры подставьте из действующих нормативов и своего договора.

Транспорт, люди и допуск на площадку

Опоздание машины чаще всего ловится не договором, а наличием диспетчера. В брифе нужен контакт диспетчера подрядчика, который видит все машины сразу, а не личный номер менеджера. В договоре стоит записать, что считается моментом прибытия: въезд на территорию или готовность к расстановке, и кого уведомляют при задержке.

Допуск на закрытые территории подсказывает ещё одну причину держать запасной экипаж в списках заранее. В Москва-Сити, например, оператор рассматривает гостевую и грузовую заявки на проезд не более часа (по регламенту оператора и справочнику паспорта мероприятия, проверено 7 октября 2026 года). Из этого следует вывод, который мы делаем сами, а не берём из нормы: если заявка рассматривается так долго, замену машины или бригады «на месте» оформить не получится, и запасной экипаж нужно подавать в заявке заранее. Единой нормы по допуску кейтеринга в бизнес-центры в проверенных источниках нет, правила задаёт оператор площадки, и их стоит запросить письменно до подписания договора.

Болезнь незаменимого человека работает с обеих сторон. У подрядчика это шеф или координатор, у заказчика — тот, кто принимает решения на площадке. В бриф вносят обоих и их дублёров. Если заменить некому, то и «кто решает» в матрице остаётся пустой клеткой.

Первые 60 минут: что готовят заранее

Что делать в минуты после срыва, разобрано в протоколе event-менеджера. Здесь иной вопрос: что должно быть готово, чтобы этот протокол вообще можно было выполнить. Рамка по времени условная и служит только для порядка действий.

1. Минуты 0–10: решение уже закрепленоВ брифе названы лица, которые решают по каждой строке матрицы. Им не нужно искать друг друга: контакты, дублёры и каналы связи лежат в одном документе у обеих сторон.
2. Минуты 10–30: готов запасной вариантВ досье есть вторая площадка или укрытие, резервное оборудование и список замен меню. Звонок по готовому списку занимает минуты, поиск с нуля занимает вечер.
3. Минуты 30–60: понятно, как фиксироватьШаблон письма об обстоятельстве и перечень документов из последней колонки матрицы уже согласованы. Заказчик и подрядчик фиксируют факты одинаково.
4. После часа: понятно, что с деньгамиДоговор называет порядок: перенос, возврат предоплаты, подтверждённые расходы. Решение о деньгах принимается по описанному порядку, а не торгом.

Сколько времени нужно запасному варианту: расчёт от начала мероприятия

Самый частый просчёт плана Б не в содержании, а во времени. Запасной вариант запускают слишком поздно, потому что никто не посчитал, сколько он занимает. Калькулятор ниже решает обратную задачу: от начала мероприятия отнимает время, нужное, чтобы запасной вариант заработал. Значения в полях условные, они подставлены только для примера. Свои числа возьмите из досье: время звонка, доставки, монтажа.

Шаблон пункта договора: «Форс-мажор и порядок уведомления»

Ниже каркас, а не готовый текст для подписи. В квадратных скобках то, что стороны задают сами. Сроки мы намеренно не подставляли: единого срока уведомления, который мы смогли бы подтвердить нормой, нет, поэтому каждая сторона вписывает свой. Ориентир для выбора: срок уведомления не должен быть длиннее времени, которое нужно запасному варианту (его можно прикинуть в расчёте выше).

Пункт [N]. Обстоятельства непреодолимой силы и порядок уведомления

[N].1. Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств, если оно вызвано обстоятельствами непреодолимой силы по ст. 401 ГК РФ, а также обстоятельствами, перечисленными в п. [N].2.

[N].2. Перечень обстоятельств, которые Стороны признают непреодолимой силой: [ПЕРЕЧЕНЬ, например: решения органов власти, закрывающие площадку или проезд к ней; аварии инженерных сетей здания, не вызванные действиями Сторон; иное по согласованию].

[N].3. Стороны согласовали, что к непреодолимой силе не относятся: [ПЕРЕЧЕНЬ, например: сбой транспорта Исполнителя; неисполнение обязательств поставщиками Исполнителя; отсутствие работника; иное по согласованию].

[N].4. Сторона, для которой возникла невозможность исполнения, письменно уведомляет другую Сторону по [КАНАЛ СВЯЗИ И АДРЕС] в течение [ВАШ СРОК] с момента, когда ей стало известно об обстоятельстве, и сообщает: что произошло, когда началось, какие обязательства затронуты, когда ожидается восстановление.

[N].5. Наступление обстоятельства подтверждается: [ДОКУМЕНТ, например: письмо управляющей компании площадки, официальное объявление органа власти, акт, справка торгово-промышленной палаты, если Стороны её признают].

[N].6. Действия Сторон до подтверждения обстоятельства определяются Приложением [№ ] «План Б», в котором указаны: лица, принимающие решения; контакты и дублёры; запасная площадка; резервное оборудование; перечень допустимых замен меню.

[N].7. Последствия: перенос мероприятия на дату [ДАТА ИЛИ СРОК ПО СОГЛАСОВАНИЮ]; порядок возврата предоплаты [ПОРЯДОК]; порядок возмещения документально подтверждённых расходов, уже понесённых Исполнителем [ПОРЯДОК].

[N].8. Если обстоятельство длится дольше [ВАШ СРОК], любая из Сторон вправе отказаться от исполнения договора, уведомив другую Сторону письменно за [ВАШ СРОК].

[N].9. Последствия отсутствия уведомления в срок по п. [N].4: [ВАРИАНТ, согласовать с юристом].

[N].10. Допустимое отклонение числа гостей от согласованного без изменения договора: [ВАШ ПОРОГ]. Порядок и срок уведомления об изменении: [ВАШ СРОК].

Перед использованием дайте шаблон юристу: здесь нет оценки того, как формулировка будет работать в вашей ситуации. Если у вас уже есть приложение с SLA, п. [N].6 удобно связать с ним, а числовые гарантии по операционным сбоям (время прибытия, температура, замены) оставить в приложении: об этом разделе подробнее в SLA для кейтеринга.

Досье плана Б: чек-лист

Досье — это не отдельный бумажный том, а одна страница-приложение, которое лежит у обеих сторон. Отмечайте пункты по мере готовности.

• Контакты решающих лиц от заказчика и подрядчика, включая дублёров для каждого
• Контакт диспетчера подрядчика, а не только личный номер менеджера
• Контакт дежурного инженера и управляющей компании площадки
• Вторая площадка: адрес, контакт, правила допуска и окно ввоза, условия брони
• Крытая зона или шатёр на случай погоды: кто монтирует и за какой срок
• Схема подключения: где щиток, какие линии выделены станциям, где вода, есть ли вытяжка
• Запасной свет: автономные светильники, без свечей
• Резервное оборудование: подогреваемые ёмкости, горелки, посуда
• Список допустимых замен меню с пометкой об аллергенах
• Холодный запасной формат на случай отказа подогрева, согласованный письменно
• Резервный экипаж и его данные для заявки на допуск, если площадка требует их заранее
• Шаблон письма об обстоятельстве и перечень документов, которые собираются в каждой ситуации
• Источник прогноза погоды и час, в который принимается решение
• Список гостей и канал оповещения на случай переноса
• Порядок оплаты и возврата при переносе или отмене, записанный в договоре

Чего план Б не заменяет

План Б снижает риск, но не обнуляет его. Решение органа власти об ограничении массовых мероприятий выходит за пределы любого договора между заказчиком и подрядчиком, и такие ситуации регулируются общими нормами и пунктом о непреодолимой силе. Не спасёт его и неполный бриф: без точного числа гостей, параметров площадки и контактов запасной вариант не из чего собирать. Досье удобно собирать вместе с проверкой подрядчика (как проверить кейтеринговую компанию) и техническим заданием (что в него вписать): вопросы о резерве проще задать до подписания, чем после.

Частые вопросы

Дождь на открытой площадке — это форс-мажор?

Не обязательно. Форс-мажор по ст. 401 ГК РФ — обстоятельство «чрезвычайное и непредотвратимое при данных условиях». Обычный дождь в сезон на открытой площадке при известном прогнозе под это определение подходит с трудом, поэтому на нашей странице о кейтеринге на природе резервный сценарий на дождь назван операционной задачей. Для вашего договора пропишите, какое именно явление стороны считают основанием и по какому источнику это определяется. Справочно, проверьте формулировки у юриста.

Пробки, поломка машины и болезнь повара — форс-мажор?

Чаще всего это риск исполнителя, который закрывается резервом: запасным экипажем, дублёром, второй бригадой. Именно так эти ситуации трактуют наши разборы о взыскании за сорванное мероприятие и SLA. Для плана Б квалификация вторична: порядок действий нужен в любом случае.

Срыв поставки продуктов освобождает подрядчика от ответственности?

Сам по себе нет. П. 3 ст. 401 ГК РФ прямо относит к обстоятельствам, не являющимся непреодолимой силой, нарушение обязанностей контрагентами должника и отсутствие на рынке нужных товаров. На практике это закрывается списком допустимых замен, согласованным заранее, с проверкой аллергенов.

Нужна ли справка торгово-промышленной палаты?

Только если стороны так договорились. Закон о ТПП (ст. 15) относит свидетельствование обстоятельств непреодолимой силы к полномочиям палаты, но в тексте, который мы смотрели, он формулирует это для внешнеторговых сделок и международных договоров. Поэтому для внутреннего контракта лучше записать в договор, какие документы подтверждают обстоятельство.

Какой срок уведомления о форс-мажоре прописать?

Единого срока, который мы смогли бы подтвердить нормой, нет, поэтому срок выбирают стороны. Разумный ориентир: срок не длиннее времени, которое нужно запасному варианту. Иначе уведомление придёт тогда, когда переставлять логистику уже поздно.

Кто платит за запасную площадку или оборудование?

Это решает договор. Он может отнести расходы на сторону, по чьей зоне ответственности случилось событие, или распределить их иначе, в том числе для обстоятельств из перечня. Запишите порядок до события и не обсуждайте его, пока гости ждут.

Нужен ли план Б, если мероприятие проходит в помещении?

Да, но короче. Дождь выпадает из матрицы, зато остаются транспорт, люди, поставки, отмена площадки, перебои с питанием и подогревом. Для каждой строки полезно знать, кто решает и что делает первым.

Читайте дальше

• Что делать, если кейтеринг не приехалПервые 60 минут после срыва: звонки, фиксация, замена
• SLA для кейтеринга: 7 разделов и шаблонМетрики исполнения, которые стоит закрепить в приложении
• Кейтеринг сорвал мероприятие: взысканиеЧто фиксировать для претензии и как оценивать ущерб
• Кейтеринг на природеКак мы готовим выезд, электричество, воду и сценарий на дождь
• Паспорт мероприятияЧто согласовать с площадкой, пожарными, допуском и шумом