Кейтеринг в Крокус Экспо: аккредитация, въезд, логистика и что учесть заказчику

Заказчику стенда редко нужен весь регламент выставочного центра. Нужен список вопросов, которые стоит задать до подписания договора и до выбора меню, и понимание, кто на каждый из них отвечает. Мы открыли официальные документы «Крокус Экспо» со страницы crocus-expo.ru/docs и разделили написанное и ненаписанное. Первое разложено по таблицам со ссылками на пункты. Для второго есть вопросник и готовое письмо в конце статьи.

Документы площадки обновляются несколько раз в год, поэтому рядом с каждой нормой указан номер приказа и дата, которые мы видели 7 октября 2026 года. Перед заявкой сверьте версии на сайте площадки: если документ заменили, действует новый.

Какие документы управляют вашим заездом

Организатор выставки в этих документах называется «Устроитель»: с ним у площадки заключён основной договор. Экспонент, застройщик стенда и подрядчик, включая кейтеринг, работают по условиям этого договора и отвечают перед Устроителем и площадкой.

Комплекс состоит из трёх павильонов, в них 19 выставочных залов; это подтверждает страница залов на сайте площадки. Для логистики важна деталь из приложения 1 к Основным требованиям: у залов второго выставочного уровня есть грузовые лифты, у залов первого уровня их нет. Для машины, которая разгружается на втором уровне, норматив времени в зоне погрузки больше на час: об этом ниже. Павильон и номер зала вам назовёт организатор, а по нему сразу видно, придётся ли возить ящики с едой в лифте.

Первое решение: кто будет кормить стенд

Пункт 8.9 Основных требований говорит коротко: привлечение организаций для услуг кейтеринга и продажи продуктов питания допускается по согласованию с «Крокус Экспо». Рядом стоят пункт 8.7 (любое общественное питание на выставочных площадях должно соответствовать закону; про нормы санитарного характера у нас есть отдельный разбор: санитарные требования к кейтерингу) и пункт приложения 2: привлечение кейтеринга без согласования — 500 000 ₽, а несанкционированное общественное питание и торговля — 100 000 ₽. Штраф налагает ответственный за мероприятие сотрудник «Крокус Экспо» по представлению служб, выявивших нарушение; читайте это как повод проверить согласование заранее.

На странице «Кейтеринг» официального сайта названы два официальных партнёра площадки по банкетам, фуршетам, кофе-брейкам и питанию на стендах. Из этого не следует ни что сторонний подрядчик исключён, ни что он допускается автоматически. Это значит, что вопрос «можно ли нам» для каждой выставки стоит задать письменно, и задать его раньше всего остального. Допуск оформляется под конкретное событие и конкретного заказчика, заранее «на все выставки» его нет.

Подогрев тоже входит в это согласование. Пункт 7.7 Основных требований: специализированное тепловое оборудование для разогрева и термической обработки продуктов питания допускается только по согласованию с площадкой. Что именно площадка считает таким оборудованием (мармиты, шкафы, индукционные плитки), документы не перечисляют. Это вопрос номер два в вопроснике.

Таймлайн согласований: что и когда

Порядок ниже собран из документов площадки. Срок указан там, где он есть в тексте; где его нет, мы так и пишем и отправляем вас к организатору.

1. Ответ организатораДо меню и сметы. Письменно: допускается ли сторонний кейтеринг, есть ли обязательный список подрядчиков, кто подаёт согласование в «Крокус Экспо» (п. 8.9 Основных требований).
2. Согласование теплового оборудованияВместе с первым вопросом. Если в составе есть подогрев, горение или газ, к «Письму» нужны отметки технической службы, Генерального застройщика и отдела пожарной безопасности (Порядок ввоза, раздел 3).
3. Заявки на услуги площадкиОбщее правило Справочника услуг: не позднее чем за 5 рабочих дней до начала общего периода проведения; позже услуга оплачивается с надбавкой 50 %. В разделах справочника сроки могут быть иными, сверяйте раздел вашей услуги.
4. Письмо для ввоза и вывозаБланк компании, подпись и печать руководителя, полный текст образца. Экспонент согласует письмо с Устроителем и получает отметку; застройщик — с Генеральным застройщиком.
5. Пропуск на машинуЗапрос в Сервис-центр по почте или на стойке «Информация и оформление услуг»: тип машины, мероприятие, зал, номер стенда, реквизиты заказчика. Условие выдачи: 100 % предоплата.
6. День монтажаВъезд через монтажные ворота по пропуску, письмо с отметкой «ВВОЗ РАЗРЕШЕН» и запасная копия на случай нескольких заездов. Все на площади в каске; доступ до 18 лет в монтаж запрещён (п. 6.15–6.16).
7. Период выставкиЦентр работает с 08:00 до 20:00; два часа до открытия и два после закрытия отведены службам площадки, на стенде в это время работы разрешены только внутри него (п. 7.1, 7.3). В первый день ввоз оборудования без согласования не допускается (п. 7.2).
8. ДемонтажВывоз разрешён в последний день после завершения мероприятия и в период демонтажа; неурегулированное имущество после окончания периода площадка вправе переместить и утилизировать через пять рабочих дней (Порядок ввоза, раздел 8).

Остальное сроков не имеет: в документах мы не нашли ни числа рабочих дней на оформление пропуска, ни регламента подачи «Письма», кроме того, что пропуск выдаётся на основании согласованного письма. Эти сроки стоит запросить в Сервис-центре и приложить ответ к договору с подрядчиком.

Зоны: что где решается

• Въезд и разгрузкаПогрузка только в зонах погрузки по пропуску; въезд машин в выставочные залы запрещён (п. 6.6). Норматив стоянки: 1 час для легковой, 2 часа для грузовой.
• Что можно проноситьЧерез центральные входы и рамки только ручная кладь до 20 кг и 60×60×60 см. Оборудование, коробки, упаковка — только через монтажные ворота.
• ЭлектричествоПодключает Генеральный застройщик по своей карте подключений (п. 10.1). Самовольное подключение запрещено, штраф 50 000 ₽ (приложение 2).
• Вода и сливТочки воды и канализации — тоже через Генерального застройщика, по плану точек. Контакты отдела — на странице «Инженерные услуги» сайта площадки.
• Подогрев и огоньТепловое оборудование — по согласованию (п. 7.7). Открытый огонь запрещён (п. 19 пожарной инструкции); без согласования с отделом пожарной безопасности штраф 200 000 ₽.
• ВремяРежим 08:00–20:00, два часа на уборку и профилактику до открытия и после закрытия, залы с 20:00 до 08:00 закрыты и опечатаны (п. 7.5).

Про электричество одну цифру в документах мы нашли: специализированные помещения (конференц-залы и переговорные комнаты в павильонах 1 и 2) оснащены розетками общей мощностью до 1,5 кВт (п. 12.3). Для выставочных стендов цифры мощности в открытых документах нет: она определяется заявкой на подключение. Поэтому список оборудования с паспортной мощностью лучше подготовить до обращения к застройщику, а не после.

Огонь, нагрев и посуда: что допустимо по пожарной инструкции

Инструкция о мерах пожарной безопасности (приказ от 08.07.2026) запрещает в выставочном центре «курить и пользоваться открытыми источниками огня» (п. 19). В таблице штрафов к ней за открытый огонь без согласования с отделом пожарной безопасности указано 200 000 ₽. Там же запрещены кипятильники и обогреватели с открытыми нагревательными элементами, самодельные электроприборы и оставленное без присмотра включённое оборудование.

Из этого следует практичный вывод для меню. Холодные форматы, кофе, выпечка и напитки не поднимают пожарных вопросов вообще. Любой подогрев на стенде нужно заранее описать в «Письме» и согласовать. Топливо для подогрева (гель, горелки) назовите отдельной строкой: относится ли оно к открытому огню, документы не поясняют. Сосуды с горючим газом и ЛВЖ в выставочном центре запрещены (п. 19), так что газовые горелки на стенде исключены.

Для ориентира по нашему ассортименту: холодную линию описывает фуршет, кофе-станцию — кофе-брейк; цены нашего прайса в таблице ниже. Площадочные сборы «Крокус Экспо» в них не входят.

Расчёт: сколько времени у машины на разгрузку

Пропуск в зону погрузки даёт право на одну самостоятельную разгрузку на период монтажа. Время стоянки ограничено нормативом по пункту 9.2 Основных требований и сноске 2 Порядка ввоза и вывоза. Калькулятор считает норматив по типу машины и показывает, сколько времени вы выходите за него.

Если машины две, пропуск оформляется на каждую. Что считать «одной разгрузкой» при нескольких партиях, документы не поясняют: уточняйте у отдела транспорта и логистики.

Вопрос, кому задать, что получить

Чек-лист заявки на въезд

Отметьте то, что у вас готово. Пункты взяты из раздела 1–5 Порядка ввоза и вывоза и образца «Письма».

• Название выставки, павильон, зал и номер стенда
• Реквизиты заказчика и компании, которая ввозит оборудование
• Тип каждой машины по свидетельству о регистрации (легковая или грузовая, с прицепом или нет)
• Список оборудования и материалов с количеством; формулировки по Памятке, без слова «стенд» для стеллажей и тумб
• Для подогрева, газа и любого горения: отметки технической службы, Генерального застройщика и отдела пожарной безопасности
• Письмо на бланке с подписью и печатью руководителя и полным текстом образца
• Отметка Устроителя на письме (для экспонентов) или Генерального застройщика (для застройщиков)
• ФИО и телефон ответственного за работы на площади
• 100 % предоплата пропуска
• Печатные копии письма для Сервис-центра и для службы безопасности на воротах, плюс запасная копия на несколько заездов
• Пропуск на бумаге или на телефоне у водителя
• Каски и средства защиты у всех, кто работает на площади; никого младше 18 лет в монтаж

Пакет запроса к площадке: готовое письмо

Шаблон можно отправить организатору, а после ответа переслать в Сервис-центр. В квадратных скобках то, что подставляете вы; сроков и сумм в нём нет, их назовёт площадка.

Тема: Кейтеринг на стенде [название выставки], [даты монтажа и проведения]: запрос условий допуска

Здравствуйте!

Заказчик: [компания-экспонент], стенд [номер], зал [номер], павильон [номер].
Подрядчик по питанию: [название компании], контактное лицо [ФИО, телефон, почта].
Формат: [кофе-станция / фуршет / обнос / питание бригады], [число гостей в день], [число дней].

Просим подтвердить письменно:

1. Допускается ли на выставке привлечение стороннего кейтеринга по п. 8.9 Основных требований при проведении мероприятий в МВЦ «Крокус Экспо» (приказ № 01-02/44 П от 08.12.2025). Если да, кто подаёт согласование в «Крокус Экспо», в какой форме и в какие сроки. Если действует список обязательных подрядчиков, просим его направить.
2. Допускается ли использование теплового оборудования (п. 7.7): [мармиты, шкафы, индукционные плитки: перечень с мощностью], какие отметки нужны на «Письме для ввоза и вывоза».
3. Какая электрическая мощность и какие точки воды и слива доступны на стенде; кто и по какой заявке подключает.
4. В какие часы в период проведения выставки допускается ввоз продуктов; через какие монтажные ворота и по какому пути.
5. Какие пропуска нужны на машины и на бригаду из [число] человек, кто их выдаёт, каковы сроки и стоимость.
6. Существуют ли для стенда дополнительные требования организатора: подача алкоголя, мусор, уборка зоны питания, время вывоза.
7. Окно демонтажа и вывоза оборудования после закрытия.

Ответ просим прислать письмом; ссылку на документ или пункт, на основании которого действует правило, просим указать.

С уважением,
[ФИО, должность, компания, телефон]

После ответа положите письмо и ответ в одну папку с договором: на монтаже на воротах спрашивают бумагу, а не пересказ.

Форматы на стенде и модель бюджета

На выставочном стенде форматы выбирают по трём ограничениям: нет открытого огня, подогрев надо согласовывать, а места мало. Поэтому на стенде работают холодная подача и кофе-станции, обнос подносами по проходу и питание бригады монтажа в термоконтейнерах. Горячее подают только после согласования оборудования. Сколько официантов нужно на обнос и на станцию, считайте по нормам обслуживания и в планировщике мероприятия; тайминг по форматам разобран в материале про тайминг мероприятия.

Даты выставок и их площадки сверяйте по календарю мероприятий Москвы; похожую логистику на другой крупной площадке мы разобрали в статье про кейтеринг в Москва-Сити.

Если событие не на стенде, а в конференц-зале, правила другие. В специализированных помещениях «Красный» и «Синий» банкеты, фуршеты, кофе-брейки и другие кейтеринговые мероприятия не допускаются (п. 12.9). В остальных специализированных помещениях любая подготовка к кейтерингу происходит на условиях аренды и только при технической возможности и согласовании с департаментом невыставочных и конгрессных мероприятий (п. 12.6–12.7). Отдельная строка Справочника услуг (п. 7.6) описывает аренду холла третьего этажа павильона 2 именно под кейтеринг: тариф зависит от половины или целого холла и от длительности.

Для сметы стенда мы считаем честной арифметикой по базовой цене формата. Ниже модель на условные 50 гостей в день и три дня выставки; реальное число гостей и дней подставьте свои.

Где чаще всего ломается план

Согласование начинают после выбора подрядчика. Пункт 8.9 делает допуск условием, а не формальностью. Правильный порядок: ответ организатора, затем подрядчик, который в этот ответ укладывается.

Коробки везут через центральный вход. Оборудование, упаковка и коробки не относятся к ручной клади и проходят только через монтажные ворота (Порядок ввоза, раздел 7; Правила доступа, п. 4).

«Письмо» пишут свободным текстом. Принимаются только письма с полным текстом образца. Памятка по заполнению отдельно советует не называть стеллаж или тумбу словом «стенд»: оно переадресует письмо на согласование к Генеральному застройщику и тянет срок.

Подогрев не заявлен. Оборудование с горением или газом требует трёх отметок: технической службы, застройщика и пожарной безопасности.

Не прописывают час вывоза. Несогласованное имущество площадка вправе переместить и утилизировать через пять рабочих дней. Пишите в договоре час вывоза, а не фразу «после мероприятия».

Частые вопросы

Можно ли привезти своего подрядчика по кейтерингу в «Крокус Экспо»?

Да, но по согласованию с площадкой: пункт 8.9 Основных требований допускает привлечение кейтеринга только так. На сайте площадки названы два официальных партнёра, а действует ли на вашей выставке обязательный список, определяет организатор. Запросите это письменно до выбора меню.

Какой штраф за кейтеринг без согласования?

В приложении 2 к Основным требованиям (приказ от 08.12.2025) за привлечение кейтеринга без согласования указано 500 000 ₽, за несанкционированное общественное питание и торговлю — 100 000 ₽. Раздел 16 добавляет предупреждение, прекращение работ до устранения нарушения и лишение аккредитации.

Можно ли разогревать блюда на стенде?

Только по согласованию: пункт 7.7 разрешает тепловое оборудование для разогрева продуктов лишь с согласия площадки. Открытый огонь запрещён, а перечня допустимых приборов в открытых документах нет: его назовёт отдел пожарной безопасности при согласовании «Письма».

Кто подключает электричество и воду?

Генеральный застройщик выставочного центра, компания «БилдЭкспо»: подключение идёт по его карте электрических подключений и плану точек воды. Самовольное подключение запрещено, штраф по приложению 2 — 50 000 ₽. Мощность на конкретной точке запрашивается заявкой.

За сколько подавать заявки и оформлять пропуск?

Общее правило Справочника услуг: заявка не позднее чем за 5 рабочих дней до начала общего периода проведения мероприятия, иначе надбавка 50 %. В отдельных разделах сроки другие, а срок оформления пропуска на машину в открытых документах не указан. Его называет Сервис-центр, и он нужен до подписания договора с подрядчиком.

Можно ли подавать алкоголь на стенде?

Правила доступа и пребывания (п. 13) запрещают проносить на территорию спиртные напитки и употреблять их. Исключений для кейтеринга в этих правилах нет, и как это сочетается с подачей алкоголя на конкретной выставке, они не поясняют. Не закладывайте алкоголь в смету, пока организатор не ответил письменно.

Нужна ли на площадке своя кухня?

В открытых документах мы не нашли описания кухонь для подрядчиков, зато есть аренда холла третьего этажа павильона 2 под кейтеринг (п. 7.6 Справочника услуг). Поэтому планируйте мобильную линию и согласованное оборудование, а возможность кухни уточняйте у организатора.

Читайте дальше

• Кейтеринг на выставкуФорматы, состав и стартовые цены для стенда
• Питание на выставке: поток и очередьКак считать станции и резерв
• Кейтеринг в Москва-СитиПропуска, лифты и окна доставки в башнях
• Планировщик мероприятияСколько еды и персонала на ваших гостей
• Карта выезда по ПодмосковьюРасстояние до площадки и город для заезда