Тайминг у каждого формата свой: бригада фуршета заезжает на площадку за 2 часа до начала, банкета — за 90 минут, кофе-брейка — за 75. Дальше расписание расходится ещё сильнее: кофе-брейк живёт 15–30 минут по секундам, а конференция на 500 делегатов растягивается на весь день с шестью тайм-кодами подряд. Разбираем расписание по часам для четырёх форматов и что с ним делает подрядчик, который его не соблюдает.
Зачем тайминг идёт раньше меню
Норма еды на гостя — это не фиксированное число, а функция времени: сколько канапе положить и сколько напитков заказать зависит от того, сколько часов идёт событие и сколько раз за это время открывается стол. Сводка норм по всем форматам, включая welcome-зону и кофе-брейк, собрана отдельно — на странице сколько еды на гостя. Здесь разбор по обратной стороне того же расчёта: не сколько еды, а когда именно она должна оказаться на столе.
Подрядчик, который считает объём меню до того, как узнал расписание события, считает наугад. Сначала фиксируется тайминг программы, потом под него собирается меню, а не наоборот.
Сводная таблица: во сколько заезжает бригада
У каждого формата собственный лид-тайм — время между приездом команды на площадку и стартом события. Он публикуется в структуре каждой услуги и не меняется от числа гостей, хотя объём монтажа при этом растёт.
| Формат | Лид-тайм до старта | Во сколько заезд при старте в 10:00 | При старте в 14:00 | При старте в 18:00 |
|---|---|---|---|---|
| Фуршет | T −2 часа | 08:00 | 12:00 | 16:00 |
| Банкет | T −90 минут | 08:30 | 12:30 | 16:30 |
| Кофе-брейк (крупный поток) | T −75 минут | 08:45 | 12:45 | 16:45 |
| Конференция | T −2 часа | 08:00 | 12:00 | 16:00 |
Разница между 75 и 120 минутами — это разница между станцией с готовым оборудованием и полноценным монтажом буфетных линий, тепловых витрин и мобильной кухни. Фуршет и конференция везут больше оборудования, чем кофе-брейк или банкет, поэтому лид-тайм у них длиннее.
Фуршет: сборка и подача по часам
На странице фуршета тайминг расписан от T −2 часов до демонтажа. Стоячий формат проще банкета по логистике, но строже по расписанию: гость на ногах не ждёт, и любая пауза в подаче заметна сразу.
T −2 часа. Сетап: mobile kitchen, induction-станции, hot/cold линии, бар-стойки, high cocktail tables, runner-дорожки.
T −30 минут. Финал линии: канапе на подносах, hot-станции запущены, бартендеры на местах, проверка температуры.
T 0. Старт приёма: passing trays от входа, welcome-шампанское, гости в зале.
T +90 минут. Refresh: cold platters обновлены, на hot-станциях новая партия finger food, бары меняют выкладку коктейлей.
Финал. Sweet-station открывается за 30 минут до конца: капучино-машина, мини-десерты, мадлен.
T +45 минут после. Разбор: mobile kitchen демонтирован, площадка сдана с сертификатом уборки.
Стоимость выездного фуршета — от 6 950 ₽ за гостя, в ставку входит логистика по Москве.
Банкет: от заявки до последнего тоста
У банкета на странице банкета тайминг устроен иначе: он расписан не по минутам самого вечера, а по неделям подготовки, потому что здесь решает не скорость монтажа, а точность согласования меню и состава команды заранее.
−6 недель. Заявка и брифинг: формат, дата, площадка, число гостей, пожелания по кухне.
−5 недель. Авторское меню от шефа: 3 варианта под формат и бюджет, дегустация 5–7 позиций.
−4 недели. Контракт и аванс: фиксируются меню, тайминг, состав команды, площадка.
−1 день. Закупка и подготовка: продукты с утренней доставки и от фермерских хозяйств, pre-prep на кухне.
День события, T −90 минут. Команда на площадке: шеф-команда, официанты, sommelier приезжают за 90 минут до старта, сервируют, отстраивают live-cooking станции, контролируют температуру. С первого welcome-cocktail до последнего десерта.
+1–3 дня. Разбор события: фидбэк по гостям, какие позиции понравились больше всего.
Продолжительность самого вечера зависит от формата: корпоративный банкет с welcome-зоной идёт 5–6 часов, VIP-приём с 7 курсами и wine-pairing — от 6 часов, family-style формат — 4–5 часов. Официантов на банкете ставят по норме 1 на 8–12 гостей.
Кофе-брейк: минута в минуту
На странице кофе-брейка для крупного потока (около 300 гостей, 4 кофе-точки одновременно) расписан самый детальный тайминг из всех форматов — с шагом в единицы минут.
T −75 минут. Прибытие команды: разгрузка, сборка 4 кофе-точек, проверка площадки, бариста готовят оборудование.
T −15 минут. Финальная подготовка: эспрессо-машины разогреты, чайники с кипятком, выпечка на столах, каждый бариста на своей точке.
T 0. Старт брейка: гости заходят, распределяются по кофе-точкам естественным потоком, 1 точка обслуживает 50 человек.
T +3 минуты. Пиковый поток: все точки на полной мощности, каждый гость получает напиток за 30–60 секунд, без очередей.
T +10 минут. Спад потока: большинство гостей с кофе и закусками разошлись по залу.
T +15 минут. Закрытие брейка: менеджер программы объявляет возвращение в зал, бариста закрывают точки тихо.
T +30 минут. Демонтаж или подготовка к следующему: если в программе ещё брейк — полная переустановка с новой выпечкой, если финал — демонтаж за 45 минут.
Полный расчёт напитков на гостя по длительности брейка и числу перерывов в программе — в отдельном разборе норм.
Конференция: день по тайм-кодам
Конференция собирает в себе несколько форматов сразу: welcome-coffee, кофе-брейки между сессиями, ланч, иногда завершающий cocktail-приём. Каждый слот рассчитан до минуты, и команда получает тайм-коды за неделю до события.
| Время | Что происходит |
|---|---|
| 07:30 | Прибытие команды за 2 часа до начала: сборка кофейных точек, lunch-зоны, cocktail-бара, подключение оборудования, финальный брифинг |
| 09:00 | Welcome-coffee: участники приходят, 4 кофе-точки активны, регистрация идёт параллельно |
| 09:30 | Открытие конференции: кофе-точки закрываются, команда готовит первый брейк |
| 11:00 | Break 1, 15 минут: пиковая нагрузка, все точки активны |
| 13:00 | Lunch-буфет, 60 минут: холодные закуски, 2 горячих, гарниры, десерты |
| 15:00 | Break 2, 15 минут: менее интенсивный слот |
| 17:00 | Break 3, 15 минут: кофе, шоколад, фрукты перед последней сессией |
| 18:30 | Cocktail-приём: welcome-коктейли, мини-канапе, фуршетный бар, 60–90 минут |
| 20:00 | Закрытие cocktail: команда начинает тихий демонтаж зон |
| 21:30 | Полный демонтаж: возврат площадки в исходное состояние |
Это расписание для однодневной программы с тремя брейками, характерное для восьмичасовой конференции на несколько сотен делегатов. Для более коротких программ число брейков и слотов сокращается пропорционально длительности дня.
Welcome-зона: 30–40 минут между форматами
Welcome-зона — переходный блок, который встраивается почти в любой формат: 30–40 минут между приходом гостей и основной программой, будь то фуршет перед банкетом, welcome-coffee перед конференцией или cocktail-hour при переходе из деловой части в гала-ужин. Её задача — занять руки и дать людям познакомиться, а не накормить: отсюда сокращённая норма подачи по сравнению с основным столом.
На гала-ужине этот переход занимает похожую логику: приём начинается после welcome-зоны с шампанским, дальше идёт рассадка и курсовая подача, а тайминг спичей и награждений согласуется отдельно, чтобы кухня и программа не спорили за внимание зала. Стоимость гала-ужина — от 21 400 ₽ за гостя.
Что ломает тайминг
Отдельный случай — площадка, где тайминг задаёт не программа, а расписание: на теплоходе шлюзование, разворот и швартовка стоят в графике судна, и подача встраивается между ними. Как это считать, разобрано в материале про кейтеринг на теплоходе.
Сдвиг программы без пересчёта подачи. Если сессия конференции закончилась на 20 минут позже, а кофе-брейк остался на старом тайм-коде, станция открывается впустую или, наоборот, гости приходят к ещё не готовой точке. Тайминг брейка нужно сдвигать вместе с программой, а не держать по расписанию, составленному накануне.
Демонтаж по часам, а не по факту. Закрытие кофе-точки в заранее назначенную минуту, когда у стойки ещё стоят пять человек, оставляет часть гостей без напитка. Сворачивание ориентируется на очередь, а не на цифру в графике.
Единое меню на весь день. Утренняя выпечка, оставленная на столе после обеда, работает против самой станции: гости её не берут, а подрядчик считает норму выполненной. Меню кофе-брейка и фуршета меняется по времени суток вместе с самим таймингом.
Несогласованный технический тайминг. Если проектор в зале запускается в тот момент, когда кофе-точки сворачиваются, гости выбирают между кофе и местом в зале. Тайм-коды кейтеринга согласуются с техническим директором площадки заранее, а не утром в день события.
Как тайминг согласуется с программой
Расписание кейтеринга не существует отдельно от программы события: welcome-зона привязана к моменту прихода гостей, кофе-брейки — к паузам между сессиями, финальная подача десерта на банкете — к завершению спичей. Поэтому первый шаг при заказе любого формата — не выбор меню, а согласование расписания дня: во сколько гости заходят, когда садятся за стол, сколько длится программа целиком. Уже под это расписание собирается состав стола и лид-тайм команды на площадке.
Гарантия тайминга ±15 минут действует письменно, с денежной компенсацией при нарушении сроков — это условие относится и к фуршету, и к конференции, вне зависимости от числа станций на площадке.
На практике порядок согласования одинаков для всех четырёх форматов, даже если лид-тайм и число тайм-кодов у них разное. Сначала заказчик присылает программу дня: во сколько начинается регистрация, когда запланированы сессии или спичи, когда гости расходятся. Дальше кейтеринг встраивает свои блоки в свободные окна этой программы, а не предлагает собственное расписание отдельно. Изменение программы события, даже на 15–20 минут, требует пересогласования тайм-кодов кейтеринга: без этого лид-тайм команды и норма подачи расходятся с реальным ходом дня.
Отдельно стоит учитывать формат площадки. Закрытая территория с пропускным режимом добавляет время на аккредитацию персонала и провоз оборудования, а грузовой лифт по расписанию иногда сокращает окно монтажа до нескольких минут в час. Эти детали уточняются на брифинге вместе с площадкой и закладываются в лид-тайм отдельно от базового расчёта T-минус для формата.
Частые вопросы
За сколько часов до начала заезжает бригада на фуршет?
За 2 часа до старта, согласно тайм-коду T −2 часа: монтаж буфетных линий, hot/cold станций, бар-стоек.
Сколько длится демонтаж после банкета?
Отдельного тайм-кода на демонтаж на странице банкета не опубликовано. Команда работает с первого welcome-cocktail до последнего десерта, приезжая на площадку за 90 минут до старта.
Сколько минут занимает один кофе-брейк?
15 или 30 минут, в зависимости от формата программы. При крупном потоке (около 300 гостей) команда прибывает за 75 минут до начала слота и закрывает станции через 15 минут после старта, с демонтажем или переустановкой ещё через 15 минут.
Как рассчитать заезд бригады, если событие начинается не по круглому часу?
От времени старта вычитается лид-тайм формата: 2 часа для фуршета и конференции, 90 минут для банкета, 75 минут для крупного кофе-брейка. Например, для старта в 15:20 бригада фуршета заедет в 13:20.
Сколько брейков нужно на однодневную конференцию?
На восьмичасовую программу — welcome-coffee и 3 брейка по 15 минут, синхронизированных с паузами между сессиями, как в тайм-кодах 11:00, 15:00 и 17:00.
Что происходит на welcome-зоне перед основным форматом?
30–40 минут между приходом гостей и стартом программы: канапе, напитки, свободное общение. Дальше событие переходит к основному формату — рассадке на банкете, курсовой подаче на гала-ужине или открытию сессий на конференции.