Теплоход отличается от зала не видом из окна, а набором ограничений, которые заказчик не выбирает. Всё, что нужно для подачи, поднимается на борт до отхода по трапу. Кухня на судне либо недоступна арендатору, либо работает по своим правилам. Рейс идёт по маршруту, и подача подстраивается под него, а не наоборот. Ниже разобрано, что выяснить у оператора до брифа, как разложить погрузку, зоны и время, и что отдать в договор.
Мы не оператор судов и не называем конкретные теплоходы. Всё, что касается правил пристаней и условий аренды, мы сверили с открытыми страницами судовых компаний, и в тексте каждая отсылка названа. Там, где открытых данных нет, стоит пометка «уточнить у оператора».
Что операторы пишут сами
Мы открыли страницы условий аренды трёх компаний, которые сдают теплоходы в Москве: «Росфлот» (teplohod.com), «Все теплоходы» (vseteplohodi.ru) и «Мосфлот» (mosflot.ru). Они сходятся в нескольких вещах, и от них удобно отталкиваться.
- Питание привязано к судну«Росфлот»: практически на всех теплоходах есть минимальный депозит по питанию. «Все теплоходы»: заказ питания обязателен, суда работают как плавучие рестораны
- Камбуз сдают отдельноОбе компании упоминают аренду камбуза как исключение, после которого можно привезти свои продукты. «Росфлот» отдельно пишет, что камбуз не входит в аренду зала вместе с рубкой и техническими помещениями
- Напитки решает каждое судно«Росфлот»: у каждого судна свои условия; где-то пробковый сбор, где-то свои напитки запрещены. «Все теплоходы» и River Travel пишут, что на большинстве судов сбора нет
- Подача судна и стоянка у причала«Все теплоходы»: судно подают к причалу за 20–30 минут до начала мероприятия. «Росфлот»: у самых загруженных пристаней стоянка может быть короткой, 5–10 минут
Отсюда главный вывод: прежде чем звать кейтерера, нужно узнать, допускает ли судно стороннее питание вообще. Если не допускает, наш выбор упирается не в меню, а в договорённость с оператором: либо питание от самого судна, либо аренда камбуза, либо отдельное согласие на стороннюю подачу. Размер платы за камбуз у разных судов разный, универсальной цифры мы не называем.
Вопросы оператору судна
Бриф на кейтеринг имеет смысл отправлять после ответов на эти вопросы. Часть из них мы взяли из условий операторов (питание, камбуз, напитки, причал), остальные следуют из устройства рейса. Для кейтерера важен не столько ответ «да» или «нет», сколько точная формулировка.
- Допускается ли на судне питание от стороннего подрядчика, или заказ у судна обязателен?
- Есть ли минимальный депозит по питанию и как он считается при стороннем кейтеринге?
- Можно ли арендовать камбуз, сколько это стоит и что в него входит: плита, духовой шкаф, мойка, холодильные камеры?
- Есть ли на борту розетки для подогрева и кофе, где они расположены и какая суммарная мощность разрешена?
- Есть ли пресная вода и слив, куда уходит грязная вода?
- Куда на борту складывают мусор и можно ли выносить его при швартовке?
- Какой ширины трап и проходы, можно ли пронести стойки, термоконтейнеры и ящики на колёсиках?
- Во сколько судно подают к причалу и сколько минут даётся на погрузку?
- Платится ли сбор за причаливание и за каждый дополнительный подход к пристани?
- Входит ли персонал подрядчика (официанты, повар, менеджер) в паспортную вместимость судна?
- Нужно ли заранее передавать список бригады и в каком виде?
- Вместимость указана отдельно для банкета и для фуршета? Какая цифра относится к вашему формату?
- Что разрешено на палубе: открытый огонь, свечи, горелки под мармитами, фейерверк, подвесной декор?
- Свои напитки: разрешены, облагаются пробковым сбором или запрещены?
- При какой погоде рейс переносится, кто принимает решение и за сколько часов?
- Что делается с уже закупленной едой и оплаченной сменой, если рейс отменён?
Два последних вопроса легко пропустить, а от них зависит, кто платит, если день события оказался штормовым. Вместимость стоит уточнить дважды: на страницах операторов она указана отдельно для банкета и для фуршета, например «Все теплоходы» в карточках судов называют разные числа для двух форматов.
Погрузка: окно одно
На площадке в городе забытый ящик привозит водитель. На рейсе такой возможности нет: после отхода всё, что осталось на причале, остаётся на причале. Из этого мы делаем несколько практических выводов без привязки к конкретному судну.
Комплектацию проверяют по листу дважды: на кухне и на причале перед подъёмом по трапу. Запасное оборудование, расходники и лёд едут с запасом, потому что докупить их на воде негде. Время погрузки нужно получить у оператора письменно: если судно подают к причалу за 20–30 минут до начала мероприятия, как пишет «Все теплоходы», то в это же окно должны уложиться и сами гости, и бригада, и ящики. На загруженной пристани стоянка может быть ещё короче. Поэтому разумно просить оператора пустить кейтеринг на борт раньше гостей или заранее решить, где именно ставится линия подачи.
Модельный график рейса
Расписание конкретного судна нам не известно, а универсальных интервалов в открытых источниках нет. Поэтому ниже таблица-каркас: она показывает порядок событий и распределение ролей, а минуты вы вписываете из расписания оператора. Это модель для планирования, не расписание конкретного судна.
| Отсчёт | Что происходит | Кейтеринг | Экипаж судна | Заказчик |
|---|---|---|---|---|
| T минус 1 день | Согласование | Финальный лист заказа и список бригады | Подтверждает список, доступ на причал | Подтверждает число гостей и формат |
| T минус окно погрузки | Судно у причала | Загрузка по листу, проверка комплектации | Допуск на борт, указания по трапу | Сбор гостей на посадке |
| T минус посадка | Подготовка линии | Сборка станций, подогрев, welcome | Проверка зон, розетки, вода | Встреча гостей |
| T | Отправление | Welcome-подача (по нашей норме 4 канапе на гостя, см. расчёт еды) | Отход от причала | Приветствие |
| T плюс ровный ход | Основная подача | Горячее и основной стол в паузах между видами | Движение, швартовка в точках | Программа без перегруза |
| T плюс главная точка маршрута | Пик внимания | Пауза в подаче, пополнение холодных позиций | Проход точки маршрута | Тосты, фото |
| T плюс возврат | Десерт и кофе | Последняя подача до швартовки | Подход к причалу | Финальные слова |
| T плюс швартовка | Высадка | Уборка линии, вынос мусора и оборудования | Швартовка, высадка | Прощание, договорённость о следующем шаге |
Отсюда два практических следствия. Горячее не выносят, когда весь зал смотрит в окно, потому что за время созерцания оно остывает. Финал события совпадает со швартовкой, а не с последним тостом: после захода к причалу гости собираются независимо от того, подан ли десерт.
Карта палуб и зон
На судне места мало, а планировка фиксирована. Поэтому вместо схемы мы даём таблицу зон: что на какой палубе имеет смысл ставить и от чего зависит ответ.
| Зона | Что ставим | От чего зависит | Вопрос оператору |
|---|---|---|---|
| Трап и тамбур | Приёмка ящиков, лист комплектации | Ширина трапа, правила экипажа | Можно ли занимать вход на время погрузки? |
| Закрытый салон | Банкет или основная линия, горячая подача | Расстановка мебели, розетки | Что в аренду входит, а что нет |
| Верхняя палуба | Welcome, барная стойка | Ветер, отдельное разрешение оператора | Что нельзя ставить на открытом воздухе |
| Служебная зона | Резерв, расходники, хранение до подачи | Свободное место, доступ к воде | Где на борту разрешено хранить запас |
| Мусорная зона | Закрытые контейнеры | Правила оператора, график швартовок | Где и когда можно выносить |
| Точка контакта с экипажем | Менеджер подрядчика и менеджер оператора | Связь на борту | Кто принимает решение о переносе |
Кухня на борту: что остаётся в меню
Если камбуза нет или он занят экипажем, меню собирают вокруг подачи, которая не требует доготовки. Холодные канапе, тарталетки, порционные салаты и десерты хорошо переносят дорогу. Горячее либо сокращается до позиций, которые доезжают в термоконтейнере, либо остаётся только при аренде камбуза и согласованной мощности. Блюда с финальной сборкой, жарка на подаче и соусом в последнюю минуту без кухни не делают: об этом честнее сказать на брифе, чем на причале.
Финальная сборка уходит на берег: всё, что можно собрать заранее, собирается на нашей кухне, а на борту остаются выкладка и подача. Нормы по количеству канапе остаются теми же, что и в зале: на фуршет 10 канапе на гостя на два часа и 14 на три, на welcome-зону 4 на гостя (подробно в разборе сколько еды на гостя). Но длительность на воде определяется рейсом, а не программой: если рейс идёт три часа, считаем по трёхчасовой норме, даже когда официальная часть занимает сорок минут. В каждый наш пакет заложен резерв 15% под гостей с ограничениями по питанию. Сопровождающих (водитель, фотограф, ведущий) стоит назвать отдельной строкой в брифе: в списке гостей их может не оказаться, а за стол они садятся.
Форматы: как каждый ложится на борт
Ставки ниже взяты из нашего прайса. Аренда судна в них не входит и считается отдельно у оператора.
| Формат | Ставка за гостя | Что меняется на борту |
|---|---|---|
| Фуршет | от 6 950 ₽ | Не требует рассадки, занимает мало места, переносит качку лучше сидячей подачи |
| Кофе-брейк, один приём | от 4 800 ₽ | Упирается в мощность розеток: кофемашина и термопоты считаются по нагрузке |
| Банкет | от 10 700 ₽ | Нужны рассадка и проход официантов между столами; курсовая подача медленнее |
| Банкет с welcome-зоной | от 12 800 ₽ | Welcome на верхней палубе или в салоне, в зависимости от ветра |
| Гала-ужин | от 21 400 ₽ | Больше всего зависит от камбуза: подача синхронными курсами требует кухни рядом |
Сколько людей помещается на борту
Каждый член бригады занимает место на палубе, а вместимость судна конечна. Что на борту считается «пассажиром», решает оператор, поэтому вопрос «входит ли персонал подрядчика в паспортную вместимость» вынесен в вопросник выше. Пока ответа нет, можно посмотреть оба варианта.
Калькулятор берёт нормы с нашей страницы «Сколько официантов нужно на мероприятие»: фуршет 1 официант на 25–30 гостей, банкет 1 на 8–12, премиум-банкет 1 на 8, гала-ужин 1 на 6–8, бар отдельно 1 бармен на 40–60 гостей. Остальной персонал (повар, менеджер, помощники) вы вводите сами, потому что нормы для него на сайте нет.
Порядок согласования такой: сначала вместимость и формат, затем бригада под формат, и только остаток считается числом приглашённых. Обратный порядок означает, что за неделю до события придётся либо сокращать список, либо снимать официантов ниже нормы.
Ветер, качка и высота подачи
На открытой палубе легко сдувается всё лёгкое: салфетки, бумажные подложки, декор. Высокие конструкции и открытые свечи ставят только после того, как оператор подтвердил, что это допустимо, и только на стоянке. В остальном решение простое: тяжёлая посуда, низкая раскладка, закрытые ёмкости для всего, что может улететь. Часть подачи полезно планировать на заход к причалу и стоянки, если маршрут их содержит: на стоянке нет хода.
От ветра зависит и выбор зоны. Welcome на верхней палубе при отходе красиво выглядит, но при порывах его переносят в салон вместе со стойками и едой. Это делается быстро только в том случае, если план Б записан заранее. Как его составлять, мы разбирали в материале план Б на форс-мажор.
Напитки и лёд
Операторы пишут по-разному: «Росфлот» сообщает, что у каждого судна свои условия, есть пробковый сбор и есть суда, на которые со своими напитками нельзя; «Все теплоходы» и River Travel (river-travel.ru) пишут, что на большинстве судов сбора нет. Поэтому покупать алкоголь до ответа оператора не стоит.
Охлаждение мы обсуждаем как вопрос, а не как факт: есть ли на борту холодильник и можно ли им пользоваться. Если нет, то всё холодное едет в изотермических контейнерах со льдом, а объём льда считается по длительности рейса и погоде. Блендеры, кофемашина и подогрев суммируются в нагрузке на судовую сеть, поэтому часть коктейльной карты можно собрать заранее и на борту только разливать. Расчёт бара мы строим от нормы 1 бармен на 40–60 гостей, как в нашей статье об официантах.
Что прописать в договоре
Аренда судна и кейтеринг, скорее всего, идут отдельными договорами с разными сторонами, и график платежей у них не совпадает: «Росфлот», например, пишет, что при бронировании вносится предоплата 50%, а финальная оплата проходит не позднее, чем за неделю до мероприятия. Эту сторону лучше сверить с графиком кейтеринга. Операторы также могут брать процент за обслуживание от суммы меню: «Росфлот» называет 10%, «Все теплоходы» 15%. Спросите, распространяется ли он на питание, которое вы приносите сами.
В нашем договоре и договоре с оператором мы советуем зафиксировать четыре пункта. Остальные положения собраны в чек-листе договора на кейтеринг.
- Погодный сценарий. Условия переноса рейса, кто принимает решение, за сколько часов и что происходит с закупленными продуктами и оплаченной сменой.
- Окно доступа на причал и на борт. Время входа бригады, срок до посадки гостей, ответственность за сохранность погруженного.
- Сопровождающие отдельной строкой. Водители, фотограф, ведущий считаются отдельно, иначе объём занижен с самого начала.
- Мусор и выгрузка. Кто выносит, куда и в какой момент рейса.
Когда теплоход не лучшая идея
Не всякое событие стоит вести на воду. Если в программе длинные доклады с проекцией или награждение со сценой, зал справится лучше: сцену и звук на борту придётся согласовывать с оператором, и результат зависит от судна. Если гостей больше, чем вмещает судно с учётом бригады, остаются два варианта: второе судно или другая площадка. Для формата, где важны общение, движение и вид, теплоход даёт то, что зал не даст. Если же вы выбираете между судном и другим выездным форматом, посмотрите страницу про кейтеринг на природе и сравните ограничения по кухне и электричеству.
Частые вопросы
Можно ли привезти своего кейтерера на теплоход?
Зависит от судна. «Росфлот» пишет, что почти на всех теплоходах есть минимальный депозит по питанию, а на некоторых можно арендовать камбуз и принести свои продукты. «Все теплоходы» пишет, что заказ питания обязателен, а камбуз сдаётся отдельно. Первым шагом спросите у оператора, допускает ли судно стороннее питание.
Можно ли сделать полноценный банкет на борту?
Да, если на судне есть место для рассадки и проход для официантов. Курсовая подача при качке идёт медленнее, поэтому время закладывается с запасом. Формат и состав пакетов описаны на странице банкет. Горячие позиции без камбуза заменяются теми, что держат температуру в термоконтейнере.
Что делать, если на борту нет кухни?
Меню собирается вокруг холодной группы и позиций, которые доезжают горячими. Финальная сборка уходит на берег, на борту остаются выкладка и подача. Это меняет состав меню, поэтому обсуждать его нужно на брифе, а не на причале.
Сколько стоит кейтеринг на теплоходе?
Наши ставки не зависят от места: фуршет от 6 950 ₽ за гостя, банкет от 10 700 ₽, гала-ужин от 21 400 ₽. Аренда судна оплачивается отдельно у оператора. В смете может появиться оборудование, которое на площадке с кухней не понадобилось бы, и процент за обслуживание, если его берёт оператор.
Как посчитать число гостей и бригаду?
Возьмите вместимость судна для вашего формата из условий оператора и вычтите бригаду по нормам: 1 официант на 8 гостей в премиум-банкете, 1 на 6 на гала-ужине, 1 бармен на 40–60 гостей, плюс повар и менеджер. Остаток и есть число приглашённых. Калькулятор выше считает это за вас.
Что будет, если рейс отменят из-за погоды?
Зависит от договоров с оператором и с кейтерером. Поэтому погодный сценарий нужно проговорить до бронирования: кто принимает решение, за сколько часов и что делается с закупленными продуктами и оплаченной сменой.
Читайте дальше
- Тайминг мероприятий по форматамПодача и заезд бригады по часам для каждого формата
- ФуршетФормат, который лучше всего ложится на борт
- БанкетСостав пакетов и подача курсами
- Кейтеринг на природеЕщё одна площадка без кухни: как считаем электричество и воду
- Планировщик мероприятияПодскажет, что и когда заказывать