Приём и обед на 9 Мая, выездное обслуживание

Дальше подробно: как устроен формат, что учитываем в меню, что делаем с погодой на улице и что нужно от вас, чтобы мы начали расчёт.

Что мы берём на себя

Приготовление на своём производстве, доставку точно ко времени, накрытие стола, обслуживание официантами во время приёма и уборку после того, как гости разойдутся. Посуду, если она наша, забираем и моем сами.

Формат обсуждаем отдельно под каждый случай. Возможна посадка за столами, фуршет с зонами отдыха для тех, кто устал стоять, или комбинация: часть гостей сидит, часть остаётся у фуршетной линии. Выбор зависит от возраста и числа гостей, площадки и того, идёт ли следом концертная программа.

Если приём проходит на улице, добавляем подбор мебели, тентов и обогрева у партнёров. Подробнее об этом ниже, в разделе про погоду.

Число официантов считаем от формата и числа гостей: ориентир 1 официант на 8–12 человек за столом. Для приёма с посадкой и подачей блюд к столу это число обычно выше, чем для фуршета, где часть гостей сама подходит к линии.

Резервный маршрут за пределами МКАД

Часть приёмов проходит не в Москве, а в области: город, посёлок или загородная площадка. Для таких выездов в протоколе всегда прописан резервный маршрут, автомобильный или рельсовый, на случай перекрытий, пробок или непогоды по основной дороге.

Доплата за платный участок дороги, если резервный маршрут идёт через него, ложится на счёт компании, а не заказчика. Точный маршрут и запасной вариант обсуждаем на этапе брифа, когда известен адрес площадки.

Посадка вместо фуршета

Фуршет стоя рассчитан на молодую и подвижную аудиторию. Для приёма ветеранов такой формат не подходит: людям в возрасте нужен стул, а час на ногах с тарелкой в руке не то, ради чего их приглашали.

Поэтому для таких приёмов мы по умолчанию предлагаем формат с посадкой. Банкет за столом стоит от 7 900 ₽ на гостя. Если по таймингу приём короче полноценного обеда, подойдёт кофе-брейк: от 2 000 ₽ на гостя за один приём, от 3 550 ₽ за два приёма в течение мероприятия, от 4 400 ₽ за три.

Столы и стулья, если площадка ими не оснащена, подбираем и резервируем у партнёров под нужное число гостей. Мы не сдаём мебель сами и не держим свой парк. Договор на аренду заказчик подписывает напрямую с партнёром, мы координируем количество и сроки поставки, чтобы мебель приехала синхронно с кухней.

Меню для гостей старшего возраста

Возраст аудитории — операционное требование к составу блюд, а не жест на словах. Мы закладываем это в меню при подготовке:

• мягкая текстура, без блюд, которые тяжело жевать или разрезать за столом;
• умеренная соль и острота, без непривычных сочетаний вкусов;
• знакомые блюда вместо новых форматов подачи, то, что гость узнаёт с первого взгляда на тарелку.

Если среди гостей есть люди с ограничениями по питанию, скажите об этом при заказе. Под такие случаи собираем отдельный вариант подачи, а не меняем меню целиком под одного гостя. Горячее подаём так, чтобы оно оставалось тёплым на протяжении всего приёма, а не только в момент подачи.

Уличный формат в мае: погода и горячее

Май в Москве непредсказуем. Тёплое солнце может смениться дождём и похолоданием за несколько часов, и на приёме под открытым небом это ощущается сразу. Для такого формата встают два практических вопроса: что делать с горячим и как страховаться от погоды.

Горячее держим в термоконтейнерах и подаём партиями в течение приёма, а не выставляем один раз в начале программы. Так температура блюд не падает за время, пока гости рассаживаются и слушают выступления.

На случай дождя или похолодания заранее резервируем тент или шатёр у партнёров, вместе со столами и стульями. Резервный сценарий, например перенос части приёма под навес или в помещение поблизости, обсуждаем на этапе подготовки, не в день события. Так на площадке не приходится решать этот вопрос экспромтом.

Городские площадки и парки

Приём часто проходит в парке или на городской площади, а не в закрытом зале. Это добавляет согласований, которых нет при обычном банкете в помещении.

• Въезд и разгрузка техники идут по графику, который назначает администрация парка или управа района.
• Подключение к электричеству требует уточнения заранее: если розеток на площадке нет, привозим генератор.
• Расстановка мебели и оборудования идёт в границах, согласованных заранее, без произвольного размещения на газонах и дорожках.

Список требований запрашиваем у площадки сами, если вы дадите контакт, и закладываем время на согласование в общий график подготовки. Обычно на это уходит несколько дней, поэтому дату и площадку лучше называть заранее.

Если приём совмещён с торжественной частью или возложением цветов рядом, уточните это отдельно: график заезда бригады и время подачи стола выстраиваем вокруг основной программы, а не параллельно ей.

Короткий приём в компании перед праздником

Отдельный сценарий: не городской приём под открытым небом, а короткая встреча внутри компании. Обычно это 30–60 минут в рабочий день перед 9 Мая, чествование сотрудников-ветеранов или их родственников. Формат чаще всего кофе-брейк или лёгкий фуршет в переговорной или холле, без развёрнутой рассадки.

Такой приём ближе к деловому формату, чем к торжественному обеду: короткий тайминг, компактное меню, минимум сервировки. Расчёт от 2 000 ₽ на гостя при кофе-брейке или от 5 600 ₽ на гостя при фуршете. Если после приёма часть сотрудников остаётся на более длинную программу, формат можно совместить: короткий официальный кофе-брейк переходит в фуршет для тех, кто остался.

Напитки на приёме

Горячие напитки, вода и морсы собираем по вашему выбору, доступны на протяжении всего приёма, а не только в начале или в конце. Если для взрослых гостей нужен алкоголь на столе, скажите об этом при заказе: закупку и подачу обсуждаем отдельно, отдельной строки в прайсе на неё нет.

Решение о том, каким должен быть стол в этой части, всегда за организатором. Мы собираем то, что вы выбрали, без готовых шаблонов на эту тему.

Если гости приносят свой алкоголь, а не заказывают у нас, действует сбор за откупорку: 950 ₽ за бутылку. Это стандартная ставка для выездного обслуживания, не отдельная надбавка под 9 Мая.

Документы и оплата

Для юридического лица или муниципального заказчика работаем по договору, со счётом и закрывающими документами: акт, счёт-фактура, УПД. Обмен документами идёт через ЭДО по запросу. Коммерческое предложение обычно готовим за несколько часов после того, как известны дата, площадка и число гостей.

Реквизиты компании, санитарные документы на производство и персонал, а также кейсы высылаем вместе с КП, до подписания договора. Если у площадки или заказчика есть дополнительные требования к пакету документов, сообщите о них заранее, согласуем состав до дня приёма.

Как считается стоимость

Отдельной строки «приём на 9 Мая» в прайсе нет. Расчёт делаем по формату подачи и числу гостей.

• Кофе-брейк: от 2 000 ₽ на гостя за один приём, от 3 550 ₽ за два, от 4 400 ₽ за три.
• Фуршет: от 5 600 ₽ на гостя.
• Банкет с посадкой: от 7 900 ₽ на гостя.
• Банкет с вэлкомом перед основной подачей: от 9 550 ₽ на гостя.
• Доставка готовых блюд без обслуживания: от 1 950 ₽ на человека. С выкладкой в одноразовых боксах: 2 700 ₽ на человека. С выкладкой и подачей на посуде: 3 900 ₽ на человека. Минимальная сумма заказа на доставку: 45 000 ₽.

Мебель, тенты и обогрев для уличного формата в эту таблицу не входят. Их стоимость называет партнёр после того, как мы согласуем количество и площадку. Точную цифру по всему приёму называем после разговора о числе гостей, формате и площадке.

Кому мы подходим, а кому нет

Мы кухня, а не ивент-агентство. Если приёму нужны сценарий, ведущий, концертная программа и режиссура события целиком, это отдельная задача. Ведущего, диджея и координатора при необходимости подбираем и резервируем у партнёров, но сценарий и саму программу не пишем.

Если задача в том, чтобы накормить гостей достойно, без суеты, с посадкой и вниманием к возрасту аудитории, это наша часть. Стол, обслуживание и логистика приёма остаются за нами от начала до конца, независимо от того, где проходит событие: в парке, в зале или в офисе.

Ту же развилку стоит держать в голове при выборе площадки. Открытая городская территория даёт больше свободы по числу гостей, но требует согласований и запасного плана на случай погоды. Зал или отель избавляют от части этих вопросов, но добавляют своё расписание по въезду и подготовке, с которым тоже приходится считаться.

Вопросы

Можно поставить только столы и стулья, без кухни?

Да. Мебель для приёма подбираем и резервируем у партнёров отдельно от кейтеринга, если стол нужен, а еду вы организуете сами.

Что с горячим, если приём проходит на улице?

Держим горячее в термоконтейнерах и подаём партиями в течение приёма, а не одной подачей в начале. На случай дождя или похолодания заранее резервируем тент или шатёр у партнёров вместе с мебелью.

Можно посадить часть гостей за столы, а часть оставить у фуршетной линии?

Да, комбинированный формат на таких приёмах используется часто. Старших гостей сажаем, остальные могут остаться у фуршетного стола. Пропорцию обсуждаем на этапе брифа, вместе с общим числом гостей.

Согласование площадки в парке на вас или на нас?

Список требований к въезду, электричеству и расстановке запрашиваем у администрации площадки сами, если вы дадите контакт. Итоговое разрешение на мероприятие оформляет организатор.

Сколько времени нужно на подготовку такого приёма?

Общий стандарт: бригада на площадке за 90 минут до начала. Для уличного формата с мебелью и тентом время может быть больше, точный расчёт даём после того, как известна площадка.

Если приём на 9 Мая уже в планах

Назовите дату, площадку и примерное число гостей. Формат посадки, состав меню и решение на случай дождя для уличного варианта обсудим отдельно, без спешки.