Расчёт порций для банкета: курсы, персонал, резерв под спецдиеты

На фуршете гость сам решает, сколько раз подойти к столу, и объём считают на весь стол. На банкете каждую подачу приносит официант, и у каждой тарелки есть адрес: место за столом. Поэтому расчёт здесь устроен как таблица, где строки — курсы, а столбцы — кому и сколько. Ошибка в такой таблице видна сразу: либо у соседнего стола не хватило тарелки, либо на кухне осталась лишняя.

Эта статья про методику: как собрать расчёт, чем он проверяется до утверждения и как сверить его с фактом после вечера. Нормы «сколько еды на гостя» по всем форматам лежат отдельно, в разборе сколько еды заказывать на гостя, и здесь мы их не повторяем. Состав самого сета обсуждается в материале как составить меню банкета.

Порция как единица расчёта

Порция банкета — одна подача одному гостю. Три курса на сто гостей дают триста порций, пять курсов на сто гостей дают пятьсот. Килограммы идут вторым шагом и только там, где в утверждённом меню у каждой подачи есть граммовка. Если считать наоборот, от веса «на стол» к штукам, получится фуршетная логика, которая на рассадке не работает.

Откуда берётся число курсов. На странице банкета состав сета описан как 5–7 курсов авторского меню: от welcome-cocktail и холодной закуски до горячего, основного блюда, сыра, десерта и мини-фуршета. Это рамка, внутри которой шеф собирает ваш вариант. Какие именно подачи войдут в сет, а какие шеф объединит или уберёт, определяется меню, и число курсов в калькуляторе ниже вы вводите сами.

Граммовка. На сайте у банкета и гала-ужина нет общей цифры в граммах, и планировщик прямо говорит, что граммовку этих форматов он не знает: она зависит от меню. Мы согласны с этим подходом, поэтому в калькуляторе поле граммовки пустое. Подставьте вес из карточки блюда в вашем меню или из спецификации подрядчика. Нет такого числа в спецификации — это первый вопрос к подрядчику.

Шаги расчёта

1. Подтвердить гостейБерём число, которое заказчик готов подписать, а не «около». Отдельно отмечаем тех, кто сидит за столами, и тех, кто ест вне рассадки: организаторов, ведущего, артистов, фотографа. Они съедят порцию, но в карту рассадки могут не попасть.
2. Зафиксировать курсыСписок подач по порядку: что выходит первым, что последним, где пауза на выступление. Welcome-часть идёт отдельным блоком по своей норме, а сидячие курсы считаются в таблице ниже.
3. Вписать граммовкуДля каждой подачи берём вес из утверждённого меню. Одна цифра на все курсы допустима только как временная заглушка для оценки порядка.
4. Вычесть и добавить спецпитаниеТем, кто заявил особую подачу, основная порция не нужна: у них свой вариант каждого курса. Расчёт ведётся по заявкам, поимённо.
5. Выбрать резервПроцент сверх основных порций — решение заказчика и подрядчика. Мы не называем универсальную цифру, поэтому в калькуляторе он вводится руками.
6. Свести с персоналом и таймингомСколько порций одного курса приходится на одного официанта и успевают ли они выйти за отведённое время. Об этом ниже, в разделе про подачу.

Калькулятор порций банкета

Расчёт в калькуляторе специально разделяет два потока: порции по общему меню и порции по заявкам на спецпитание. Если смешать их в один процент, пропадает главное, что нужно кухне: сколько тарелок какого варианта выйдет на каждом курсе.

Таблица: порции по курсам, что считать и на что делить

## Спецпитание: считаем заявки, а не проценты

Доля гостей с особым питанием на корпоративе или юбилее заранее неизвестна: она зависит от конкретных людей. Любое число «обычно столько-то процентов» было бы догадкой, и мы его не называем. Вместо этого расчёт опирается на анкету. Поле «гостей, заявивших спецпитание» в калькуляторе заполняется числом из списка, а не из головы.

Как собирается список, описано на странице диетического кейтеринга: анкета гостям уходит за 2–3 недели до события, под каждую группу ограничений меню собирают за 2 недели, сырьё закупают за 10 дней, а карту «за каким столом чья тарелка» официанты получают на брифинге за 90 минут до старта. Для халяльной линии бриф проходит до утверждения сметы, это сказано на странице халяльного кейтеринга. Для расчёта порций отсюда следует простая вещь: число спецпорций надо знать раньше, чем утверждена смета, а не в день события.

Две оговорки по нашим пакетам, чтобы не путать их с расчётом заказчика. Первая: в разборе сколько еды заказывать на гостя сказано, что в каждый пакет заложен резерв 15% от числа гостей под спецдиеты — как отдельные позиции, а не запас тех же блюд. Вторая: на странице банкета указано, что 2–3 диетические позиции входят в стандартное меню без доплаты, а при 10% и более гостей на спецдиете меню пересчитывается целиком. Это условия нашего предложения. Для вашего собственного расчёта они не заменяют анкету: калькулятор исходит из того, сколько человек реально заявили.

Режим «заменяет основную» в калькуляторе нужен для обычной ситуации: гость на веганской диете не ест основное блюдо, у него своя подача на каждом курсе. Режим «сверх основных» соответствует пакетному резерву, который не уменьшает основной объём. Выберите тот, что записан в вашей смете, и проверьте, что обе стороны читают его одинаково.

Резерв: два разных слоя

В разговорах «резерв» означает две разные вещи, и расчёт ломается, когда их смешивают.

• Резерв под спецпитание. Отдельные позиции с другим составом. Их количество определяется заявками гостей и пакетными условиями подрядчика.
• Резерв по общему меню. Запас основных порций на случай, если гостей станет больше, тарелка будет испорчена или кто-то попросит добавку. Его размер задаёт заказчик вместе с подрядчиком. На сайте универсальной цифры для банкета нет, поэтому поле в калькуляторе по умолчанию пустое.

Размер резерва по общему меню лучше не раздувать, а подкрепить правилом докладки: кто и по чьей команде выдаёт порцию сверх рассадки. На банкете у каждой тарелки есть адрес, и порция «про запас» стоит на раздаче, пока её никто не вынес. Правило докладки тоже строка расчёта, а в листе сверки ниже под него отведена отдельная графа.

Порции и персонал: сколько тарелок на официанта

Расчёт порций упирается в руки. Порции одного курса делятся между официантами, и если волна подачи рассчитана на меньшее число людей, последние столы получают остывшее блюдо. Нормы официантов на сайте разобраны в материале сколько официантов и барменов нужно; для банкета с рассадкой берём из него три строки.

Арифметика та же, что на странице-источнике: гостей делим на норму и округляем вверх. Для ста гостей на премиуме 100 ÷ 8 = 12,5, то есть 13. Дальше простая модель, помеченная как расчёт: каждый официант выносит за одну волну столько порций курса, сколько гостей за ним закреплено. На премиуме это 8 порций, на гала-ужине 6. Это число и нужно сверять с физическими возможностями выхода: сколько тарелок вынесет один человек и сколько раздача успеет собрать до выхода.

Программа вечера двигает курсы. Если между третьей и четвёртой подачей стоит выступление, готовое блюдо ждёт, и температуру придётся держать. Поэтому тайминг согласуют до утверждения меню, а не после. Сводка по часам для разных форматов лежит в разборе тайминга мероприятия по форматам, а о способах подачи на банкете — в материале про форматы обслуживания банкета.

Согласование до события: меню, дегустация, письменная фиксация

Порцию уже не переделать на площадке, поэтому порядок согласования такой: сначала число подач и бюджет, затем состав каждой подачи, затем дегустация главных позиций, и только после этого меню и граммовка записываются в договор или спецификацию. О том, что проверяется на дегустации, мы писали в статье дегустация кейтеринга перед мероприятием. Для расчёта порций важна одна деталь: на дегустации можно взвесить подачу и увидеть реальную граммовку, а не рассчитывать её по карточке.

В спецификации подрядчика проверьте то же, что и в сводке по фуршету: записаны штуки и граммы, а не «ассорти». В разборе сколько еды заказывать на гостя эта мысль разобрана отдельно. Читать смету целиком помогает статья как читать смету кейтеринга.

Контроль после: сверка списания

Расчёт, который никто не сравнивает с фактом, остаётся прикидкой. Сверка даёт две вещи: объяснение каждого расхождения и данные для следующего расчёта. Баланс простой: порции по расчёту равны порциям, выданным гостям, плюс порции, вернувшиеся нетронутыми, плюс списанные с причиной. Если сумма не сходится, где-то порцию потеряли, не записали или выдали вне рассадки.

1. Выход с кухниПо каждому курсу считается, сколько порций ушло на раздачу. Число сравнивается с расчётом до начала вечера, а не после.
2. Выдача гостямСтарший официант или координатор фиксирует число выданных порций по курсам, отдельно спецпорции и отдельно докладки.
3. Возврат и списаниеНетронутые порции и порции с причиной списания записываются по курсам, чтобы разница объяснялась на бумаге.
4. Сверка с расчётомКалькулятор выше показывает расхождение по каждому курсу. Любое число, которое не объяснено записью, идёт в вопросы подрядчику.
5. ЗакрытиеИтоги сверки уходят в закрывающий пакет. Что обычно входит в такой пакет — в материале закрывающие документы по кейтерингу.

Вот шаблон листа сверки, который можно скопировать и отправить подрядчику до события, чтобы цифры собирали сразу по этой форме.

Лист сверки порций банкета
Событие, дата, площадка:
Подтверждено гостей / пришло фактически:
Заявили спецпитание (по анкете) / получили спецпорции:

Курс | Порций по расчёту | Выдано гостям | Из них спецпорций | Докладки | Возврат нетронутыми | Списано (причина)
1 |
2 |
3 |

Расхождение по курсам, которое не объяснено записью:
Кто выдавал порции сверх рассадки и по чьей команде:
Подписи: заказчик / подрядчик

## Чек-лист перед утверждением расчёта

• Число гостей подтверждено в письменном виде, отдельно отмечены те, кто ест вне рассадки
• Число курсов и их порядок совпадают в меню, в смете и в программе вечера
• У каждой подачи записана граммовка из утверждённого меню, а не «ассорти»
• Welcome считается отдельным блоком, сидячие курсы отдельно
• Список спецпитания собран по анкете, число спецпорций указано по каждому курсу
• Понятно, как оформлен резерв под спецпитание в предложении подрядчика и входит ли он в смету
• Зафиксирован резерв по общему меню и правило докладки: кто, по чьей команде
• Норма официантов привязана к числу гостей и уровню сервиса
• Паузы программы согласованы с шефом: какие блюда выдерживают ожидание
• Дегустация пройдена, граммовка записана по результатам
• Лист сверки порций согласован с подрядчиком до события
• Определено, кто и в какой момент фиксирует выданные порции

Когда расчёт другой

Гала-ужин считают по тому же принципу, курсами. Разница в плотности персонала и составе сета: на странице гала-ужина сет описан как 5–7 курсов с порционной подачей. Событие из нескольких блоков, например welcome-зона и банкет, считают по блокам и складывают, как предлагает планировщик. Фуршет и кофе-брейк считаются иначе, по штукам и напиткам: для них есть разборы меню фуршета и нормы на гостя и нормы кофе-брейка на человека.

Про цену. Отдельной цены за порцию в прайсе нет: объём заложен внутри ставки формата. Сейчас ставки такие: банкет от 10 700 ₽ за гостя, банкет с вэлкомом от 12 800 ₽, гала-ужин от 21 400 ₽. Порядок суммы под свои числа можно прикинуть в калькуляторе стоимости.

Частые вопросы

Сколько грамм на человека закладывать на банкете?

Единой цифры на сайте нет: граммовка подачи зависит от меню и числа курсов. Возьмите вес из утверждённого меню или из спецификации подрядчика и введите в калькулятор выше. Если в спецификации веса нет, запросите его до подписания.

Почему считаем порциями, а не килограммами?

На рассадке каждая тарелка принадлежит конкретному гостю, и гость не добирает из общего блюда. Порции показывают, хватит ли тарелок на каждом курсе, килограммы показывают нагрузку на кухню. Сначала считают штуки, потом умножают на граммовку.

Как считать порции для гостей со спецпитанием?

По анкете, а не по проценту. Заявившим особую подачу нужна отдельная порция на каждый курс, и обычно она заменяет основную. Для халяльной линии бриф проходит до утверждения сметы, подробности на странице халяльного кейтеринга.

Какой резерв порций закладывать?

Решение заказчика и подрядчика, универсальной цифры для банкета у нас нет. Для спецдиет в наших пакетах заложен резерв 15% от числа гостей как отдельные позиции. Резерв по общему меню лучше сопровождать правилом докладки.

Что делать, если гостей пришло меньше или больше подтверждённого?

Сравнить факт с расчётом через лист сверки. Если гостей меньше, порции остаются нетронутыми и попадают в возврат и списание. Если больше, докладки должны быть записаны отдельной строкой и объяснены.

Как связаны порции банкета и число официантов?

Число официантов определяется нормой на гостя, а порции каждого курса делятся между ними. На премиальном сервисе это 1 официант на 8 гостей, на гала-ужине 1 на 6. Подробнее в разборе сколько официантов нужно на мероприятие.

Читайте дальше

• Сколько еды на гостяНормы по форматам: фуршет, welcome, кофе-брейк
• Сколько официантов нужноНормы персонала по форматам и таблица по числу гостей
• Планировщик мероприятияСчитает канапе, напитки и персонал по нормам журнала
• Диетический кейтерингКак собирается анкета и готовятся спецпорции
• Дегустация перед мероприятиемЧто проверить на пробе до утверждения меню