Кейтеринг на 14 февраля: приём в офисе и ужин на двоих — разные задачи

Две задачи на одну дату

Под 14 февраля к нам приходят с двумя разными запросами. Их нельзя решить одним предложением: у них разные гости, разные деньги и разный смысл самого заказа.

Граница между вариантами проходит по числу гостей, а не по поводу. Кофе-брейк, банкет и гала-ужин мы считаем от 30 гостей, ниже этого порога остаётся доставка. Подробнее про маленькие группы: кейтеринг на 20 человек и фуршет на 30 человек.

Какой день выбрать в 2027 году

Ближайшее 14 февраля, которое можно планировать, это 2027 год, и оно приходится на воскресенье. Корпоративный приём в выходной сотрудники воспринимают как личное время, поэтому рабочий формат переносят на соседние будни.

• 12пятница, рабочий день: удобный вариант для приёма
• 13суббота
• 14воскресенье, сама дата
• 15понедельник, рабочий день

День недели проверен по календарю. Переносов и сокращённых дней 12 и 15 февраля 2027 года в производственном календаре нет: ближайшие изменения в феврале относятся к 20–23 февраля (постановление Правительства РФ от 17.09.2026 № 1187, по данным нашей страницы календаря).

Пятница хороша тем, что после приёма никто не возвращается к задачам: можно уходить сразу. В понедельник приём работает как мягкий старт недели, но тогда нужно подтвердить зал и пропуска заранее. Загрузку площадок по неделям февраля показывает календарь лучшей даты на 2027 год. Соседние праздники февраля и марта разобраны на страницах 23 февраля и 8 марта.

Приём для сотрудников: расчёт на 30, 50 и 100 человек

В рабочий день половина людей возвращается за стол сразу после приёма. Поэтому длинный сидячий ужин здесь не нужен: хватает короткого стоячего формата на 1–1,5 часа, который не мешает соседним переговорным и не требует уборки на полдня.

Прайс с 22.08.2026. Скидка 5 % действует от 200 гостей на событие, в таблице она не применена. Кофе-брейк считаем от 30 гостей. Расчёт фуршета на 30 гостей подробно разобран на отдельной странице. Доставка не включает официантов.

Если приём растягивается на несколько волн (утро для одной смены, вечер для другой), берут кофе-брейк на два или три приёма: так сотрудники подходят в разное время, и стол каждый раз накрыт заново. Для общего сбора на один час хватает одного приёма. Фуршет нужен, когда хочется горячих позиций и десертной линии и приём идёт дольше полутора часов.

Как посчитали: формулы

Все суммы выше получены умножением цены на гостя на число гостей. Мы показываем арифметику, чтобы вы могли подставить своё число и проверить любой расчёт.

• Офисный приём: итог = цена на гостя × гости. Кофе-брейк в один приём на 50 человек: 4 800 × 50 = 240 000 ₽.
• Фуршет на 100 гостей: 6 950 × 100 = 695 000 ₽. Скидка 5 % действует от 200 гостей, поэтому здесь итог остаётся полным.
• Порог доставки: минимум заказа ÷ цена на гостя, округлено вверх. Блюда: 32 000 ÷ 1 600 = 20 гостей. Боксы: 32 000 ÷ 2 650 = 13 гостей. С посудой: 32 000 ÷ 3 700 = 9 гостей.
• Цена на гостя при малой группе: минимум ÷ гости. На двоих 32 000 ÷ 2 = 16 000 ₽, на шестерых 32 000 ÷ 6 ≈ 5 333 ₽.

В расчёт не входит логистика: её считаем отдельной строкой в коммерческом предложении, когда известен адрес. Алкоголь и дополнительные позиции тоже указываются в предложении отдельно.

Кофе-брейк или фуршет

Оба формата подходят для приёма стоя. Разница в том, чего ждут от приёма сотрудники: быстрого перерыва или маленького праздника с горячим.

Цены по прайсу с 22.08.2026. Подробности по составу: страницы кофе-брейк и фуршет.

Если сомневаетесь, считайте по времени: приём, который заканчивается к ужину, лучше строить вокруг фуршета, а дневной перерыв хватает кофе-брейка.

Что на столе в рабочий день

Мы собираем меню вокруг одного условия: гость стоит с телефоном или папкой в одной руке и берёт еду второй. Всё остальное, от посуды до оформления, подчинено этому.

• Подача в один укусКанапе, тарталетки, закуски на шпажках. Блюда, для которых нужно сесть с ножом и вилкой, в этот формат не берём.
• Десертная линияОдин стол, к которому подходят в разное время: в 15:20 и в 16:00 после совещания. Норма планировщика — 2 десерта на гостя, то есть 100 штук на 50 человек.
• Сколько официантовНа фуршете планировщик считает 1 официанта на 25–30 гостей. Норма 1 на 8–12 относится к сидячему банкету, на офисный приём её переносить не нужно.
• Станции до прихода гостейКоманда приезжает заранее: расставляет станции, раскладывает десерты и проверяет подачу, пока в офисе ещё идут рабочие встречи. Время заезда и пропуска согласуем заранее.
• АллергеныДля общепита действует п. 43 СанПиН 2.3/2.4.4282-26 (с 01.09.2026): сведения об аллергенных ингредиентах нужно довести до гостей. Список по меню обсуждаем на брифе.
• Сколько едыНормы по числу канапе и граммовке считает планировщик, выкладки собраны в материале про меню фуршета.

Сердечки на капкейках и красные соусы «к празднику» мы не предлагаем. В офисе, где половина гостей в рабочей одежде, тематическое оформление еды выглядит неуместно. Праздник держится на тайминге и на пяти минутах тёплых слов руководителя, а не на форме канапе.

Пример тайминга на 90 минут

Время условное: приём с 16:00 до 17:30. Сдвиньте шкалу под свой график, порядок сохранится.

1. Заранее, бригада на площадкеКоманда расставляет станции, раскладывает десерты и проверяет напитки до прихода гостей.
2. 16:00, открытие столаХолодные закуски и напитки уже на месте. Первые гости берут тарелки, пока остальные заканчивают встречи.
3. 16:15, пять минут словКороткое поздравление руководителя стоя, без микрофона и без смены расстановки.
4. 16:20–17:20, свободный форматЛюди подходят волнами, десертная линия и кофейная точка работают без очереди.
5. 17:30, завершениеБригада убирает станции, вы возвращаетесь к задачам.

Что уточнить до подтверждения заказа

Перед тем как выбрать подрядчика под 14 февраля, задайте любой компании, нам в том числе, несколько вопросов. Ответы показывают, насколько хорошо она понимает офисный выезд.

• Пропуска и входКак команда проходит на территорию, куда ставят технику и кто встречает у лифта.
• Заезд и выгрузкаВо сколько заезд, где грузовой лифт, можно ли ставить машину у входа.
• Кто на площадкеСколько человек в бригаде и чья это зона ответственности: подача, уборка, напитки.
• Что в сметеКакие позиции включены, какие считаются отдельно и где указана логистика.
• АлкогольЕсли он нужен, кто продаёт, по какой лицензии и как уведомляется лицензирующий орган.
• АллергеныКак обозначены блюда с аллергенами и можно ли получить список заранее.

Если на любой из этих вопросов отвечают «потом уточним», приём получится нервным. Мы разбираем их на брифе до подписания договора, а письменные ответы фиксируем в предложении.

Бар и алкоголь на выезде

Если приём заканчивается коктейлем, формат «коктейль-приём» мы считаем по цене фуршета, 6 950 ₽ на гостя. Отдельный выездной бар стоит от 740 ₽ за коктейль при минимальном заказе 160 000 ₽, это рассчитано на событие до 50 человек.

Ужин дома: где проходит граница

Доставка блюд стоит от 1 600 ₽ на гостя, доставка в боксах с выкладкой 2 650 ₽, с посудой 3 700 ₽. Над этими ценами стоит минимум заказа 32 000 ₽: ниже него сборка, упаковка и курьер обходятся дороже, чем приносит заказ.

Прайс с 22.08.2026, сумма без учёта логистики. Порог в гостях: 32 000 ÷ цена на гостя, округлено вверх.

На двоих сумма выходит 32 000 ₽, то есть 16 000 ₽ на человека. Это больше, чем банкет с обслуживанием (10 700 ₽ на гостя), и при этом без официантов. Для ужина вдвоём лучше пойти в ресторан, и об этом мы скажем на первом звонке, не оформляя невыгодный заказ.

Если за столом собирается компания друзей или семья на 9–13 человек, доставка с посудой уже проходит минимум. Дальше переключаться на формат с обслуживанием имеет смысл от 30 гостей: там на площадке работают бригада и официанты.

Если за столом от 30 человек

Когда гостей 30 и больше, доступны форматы с рассадкой и подачей. Это банкет с вэлкомом или без него и гала-ужин с подачей по курсам.

Прайс с 22.08.2026. Банкет рассчитан на 30–300 гостей, гала-ужин на 30–80. Скидка 5 % от 200 гостей на событие.

Круглые столы выбирают, когда гостей больше тридцати и вечер идёт дольше двух часов: за ними легче разговаривать, чем в линию. Сколько гостей поместится за один стол и сколько нужно столов, подсказывает планировщик.

От запроса до приёма

Путь одинаков для 30 и для 100 гостей. Меняется только число согласований.

1. ЗапросВы называете дату, число гостей, формат и адрес. Нужен день, в который вам удобно, и запасной.
2. ПредложениеЗа 4 часа присылаем коммерческое предложение с расчётом по формулам выше.
3. ДоговорДоговор готовим за 1 рабочий день, шаблон ваш или наш.
4. ПриёмБригада накрывает станции до прихода гостей, на площадке остаётся команда на время приёма.
5. Закрывающие документыАкт и остальные документы приходят в течение 3 рабочих дней после приёма.

Документы для юрлица

Если приём оплачивает компания, к расчёту прилагается стандартный набор.

• Коммерческое предложение за 4 часа после запроса.
• Договор за 1 рабочий день, закрывающий акт в течение 3 дней после мероприятия.
• Акт, счёт, УПД или счёт-фактура для ОСНО; обмен по ЭДО через Диадок или СБИС по запросу.
• Рамочный договор на серию приёмов, если вы отмечаете несколько дат в году.

Полный перечень: кейтеринг для юридических лиц.