Кейтеринг для вузов и школ · расписание учебного года · пропускной режим
Приёмная кампания, дни открытых дверей, выпускные, посвящение в студенты, конференции и защиты. Монтаж и расстановка станций — под расписание занятий, а не наоборот. С 2015 года, более 1 500 мероприятий. От 4 800 ₽/гость.
с 2015 года
в корпоративном кейтеринге
более 1 500
мероприятий с 2015 года
15%
резерв под спецдиеты и детское меню
4 часа SLA
от брифа до КП
Что входит
Все позиции фиксируются в КП. Расстановка станций и монтаж согласуются с расписанием занятий на этапе брифа, а не в день мероприятия.
Время завоза и сборки укладываем в паузу между парами или в технический час до начала программы, если администрация его выделяет. Демонтаж — сразу после освобождения аудитории, до прихода следующей группы.
На дне открытых дверей и при волнообразном подходе гостей расставляем кофе-брейк или доставку в нескольких точках у входов и зон ожидания — вместо одной стойки в фойе, где скапливается очередь.
Для мероприятий со школьниками и младшими гостями состав блюд рассчитываем заранее, отдельно от взрослого стола: без острых и незнакомых сочетаний, с учётом переданных организатором ограничений.
15% от числа гостей под веганское, безглютеновое, безлактозное меню и халяль в каждом пакете. Для детской аудитории точный список ограничений собирается заранее, отдельно от общей оценки по группе.
Список бригады и техники передаём на пост охраны за несколько дней до мероприятия — по номерам машин, паспортным данным сотрудников или через заявку на пропуск, в зависимости от правил учреждения.
Договор на юридическое лицо, НДС, ОСНО, закрывающие документы по факту мероприятия. Для закупок по 44-ФЗ или 223-ФЗ требования к срокам и документам обсуждаем на старте — подробнее в статье «Кейтеринг и 44-ФЗ / 223-ФЗ».
Форматы учебного года
Каждый формат собран под свой этап учебного года: от волны абитуриентов на дне открытых дверей до тихой подачи на защите диссертации.
Приёмная кампания · доставка или кофе-брейк
Презентация в актовом зале, консультации по этажам, экскурсии по корпусам — гости подходят волнами, а не одной группой. Кофе-брейк или доставка с выкладкой расставляются в нескольких точках у входов и зон ожидания. Для повторяющихся заездов на консультации удобнее доставка в боксах: меньше времени на монтаж перед каждым новым потоком.
Выпускной · банкет с вэлкомом
Сценарий на несколько часов: вэлком-зона у входа, затем основной стол, ближе к концу вечера — фуршетная часть после официальной программы с дипломами и речами. Часть выпускных заканчивается ближе к полуночи, и вывоз оборудования согласуем отдельно с администрацией и охраной здания.
Посвящение в студенты · фуршет или стрит-фуд
Сцена, конкурсы, гости всё время в движении — станции по периметру держат поток лучше, чем банкетная рассадка. На части таких мероприятий в зале одновременно оказываются студенты и школьники — приглашённые выпускники подшефных школ и младшие родственники первокурсников, для них считается детское меню отдельно.
Конференции и защиты · кофе-брейк
Кофе-брейк ставится строго под тайминг конференции: перерывы по 20–30 минут между докладами — значит, станции и объём рассчитаны именно на эти окна. Защита или заседание учёного совета — камерный формат с тихой подачей, отдельно от студенческого потока в том же корпусе.
Как проходит
У учебного здания есть своё расписание, которое нельзя подвинуть под кейтеринг. Вот как устроена работа вокруг него.
На старте
Бриф и площадка
Уточняем тип мероприятия, помещение, число гостей и возрастной состав: если ожидаются дети или подростки, отдельно считаем детское меню.
В первые дни
Пропускной режим
Собираем список бригады и техники для поста охраны — номера машин, паспортные данные сотрудников или заявку на пропуск по правилам конкретного учреждения.
До подписания
Документы и сроки
Если закупка идёт через конкурсные процедуры по 44-ФЗ или 223-ФЗ, требования к документам и срокам обсуждаем до того, как дата зафиксирована в программе.
За несколько дней
Согласование окна монтажа
Уточняем у администрации технический час до программы, если он выделяется, и время, до которого демонтаж должен освободить аудиторию или корпус.
В день мероприятия
Монтаж и подача
Бригада заезжает по согласованному пропуску, разворачивает станции в окне между занятиями, готовит горячее на месте и подаёт по плану под конкретное помещение.
По факту мероприятия
Демонтаж и документы
Демонтаж укладываем в срок до прихода следующей группы или закрытия корпуса. Закрывающие документы передаём по факту мероприятия.
Кейтеринг для вузов и школ
Подача на дне открытых дверей, посвящении в студенты, выпускном и конференции.
ПРОЦЕСС · 6 ШАГОВ
Корпоратив чаще всего заказывает HR или EA руководителя — у них конкретные требования по НДС, ЭДО и срокам закрывающих. На шаге 1 сразу уточняем ответственного за документооборот; шаг 3 фиксирует ЭДО-оператора и дедлайн акта.
В день заявки · Уточняем тип мероприятия, помещение, число гостей и возрастной состав — если ожидаются дети или подростки, отдельно считаем детское меню.
4 рабочих часа · КП с 3 вариантами пакетов и разбивкой по позициям, НДС выделен отдельно.
До подписания договора · Если закупка идёт через 44-ФЗ или 223-ФЗ, требования к документам и срокам обсуждаем до того, как дата зафиксирована в программе.
За несколько дней · Передаём список бригады и техники на пост охраны, согласовываем технический час до программы, если он выделяется.
В день события · Бригада заезжает по согласованному пропуску, разворачивает станции в окне между занятиями, готовит горячее на месте.
По факту мероприятия · Демонтаж укладываем в срок до прихода следующей группы или закрытия корпуса. Акт, счёт-фактура и закрывающие документы передаём по факту мероприятия.
Сегменты образования
Приёмная кампания вуза и школьный выпускной — разные заказчики, разные цепочки согласования и разная роль пропускного режима.
Заказчик меняется по сезону: приёмная комиссия весной, деканат или студсовет на посвящении, кафедра на защите. Согласование оплаты проходит через несколько уровней — инициатор события, профильный проректор, бухгалтерия.
Решение обычно за администрацией школы, для крупных событий подключается родительский комитет. Аудитория чаще смешанная по возрасту — детское меню считается отдельной позицией.
Программа делится на рабочую часть и перерывы, тайминг которых задаёт расстановку станций. Для жюри, спикеров и оргкомитета обычно накрывается отдельный стол вне общего потока.
Хозяйственная служба или комендант здания не заказывает кейтеринг, но определяет допуск подрядчиков, окно монтажа и требования к состоянию помещений после мероприятия.
Что ломается
У учебного здания есть чужое расписание, которое нельзя подвинуть под кейтеринг. Под каждый типичный сбой — протокол.
Время сборки станций попадает на часы, когда в здании ещё идут пары, — оборудование и бригада мешают учебному процессу, который нельзя подвинуть. Планируем монтаж строго в окне между занятиями или в отдельный технический час, если администрация его выделяет. Эту деталь уточняем на этапе согласования, а не в день заезда.
Ряды кресел и узкие проходы не оставляют места для подачи внутри зала — привычная расстановка для банкетного зала здесь не работает. Выносим фуршетные и кофе-брейк станции в фойе или холл перед залом, проектируя расстановку под поток людей, выходящих в перерыве, а не под сидящих гостей.
Студенты и школьники — приглашённые выпускники подшефных школ, младшие родственники первокурсников — оказываются в одном зале, а стандартное меню для них не подходит. Считаем детское меню отдельной позицией с составом без острых и незнакомых сочетаний, а для взрослых гостей оставляем стандартный набор блюд из прайса — организатор заранее называет примерную долю несовершеннолетних.
Типовые сценарии
Кофе-брейк в нескольких точках здания одновременно
Полный разбор события: тайминг, меню, требования площадки и состав бригады.
Вэлком-зона, основной стол, фуршетная часть после официальной программы
Полный разбор события: тайминг, меню, требования площадки и состав бригады.
Кофе-брейк в нескольких точках по этажу, отдельная станция для жюри
Полный разбор события: тайминг, меню, требования площадки и состав бригады.
Отзывы клиентов
Заказываем Couvert Moscow уже третий квартал подряд для регулярных встреч на 80-120 человек. SLA в договоре — главное, ради чего перешли от прежнего подрядчика. УПД приходят строго в срок, бухгалтерия счастлива.
Самое ценное — в SLA прописана компенсация за подмену меню. До этого все провалы заканчивались «согласовать постфактум». Здесь — числами в договоре.
Работа с НДС, постоплата 15 дней, корректные закрывающие — решающие критерии для нашего казначейства. Команда не договаривается «по-другому», а строго по контракту.
Кофе-брейк для конференции на 300 человек. 3 слота по 15 минут, нулевой простой. Бариста на каждой кофе-точке. То, что нужно для tech-аудитории.
Авторский vs обычный
Три пакета
Три пакета под три разных этапа учебного года: кофе-брейк на дне открытых дверей, фуршет на посвящении, банкет с вэлкомом на выпускном. Цены за человека при расчёте на 100 участников.
от 4 800 ₽/гость
День открытых дверей, приёмная кампания, кофе-брейк на конференции или между секциями.
Пример: 480 000 ₽ с НДС 20% за 100 участниковНе входит: Фуршетная линия, банкетная подача, официанты в зале, детское меню отдельным блоком.
Самый популярный
от 6 950 ₽/гость
Посвящение в студенты, день первокурсника, торжественная часть приёмной кампании.
Пример: 695 000 ₽ с НДС 20% за 100 участников
от 12 800 ₽/гость
Выпускной вечер, торжественное заседание учёного совета, юбилейная церемония учреждения.
Пример: 1 280 000 ₽ с НДС 20% за 100 участников
Все цены с НДС 20%, логистикой по Москве, посудой и текстилем. Алкоголь и премиум-сервиз — по запросу. Все форматы и цены.
Калькулятор сметы
Это оценка диапазона — точный расчёт со всеми позициями (меню, посуда, выезд, обслуживание) присылаем в течение 4 рабочих часов после заявки.
Оценка диапазона:
— — — ₽
≈ — ₽ / гость · — гостей
Финальная цена зависит от меню (вино/бар/премиум-стейки), площадки и даты. Менеджер уточняет в первом звонке.
Couvert отвечает
Смежные отраслевые разборы: кейтеринг для ритейла и FMCG, кейтеринг для производственных предприятий, кейтеринг для строительных компаний, кейтеринг для консалтинга и аудита, кейтеринг для телеком-компаний, кейтеринг для автобизнеса.
Запросить расчёт
Менеджер свяжется в течение 2 часов. По итогам брифа — КП с 3 вариантами меню (Базовый / Стандарт / Премиум) и Excel-сметой по позициям.
